Praca zdalna w tarczy 4.0 i na co dzień
Sytuacja związana z epidemią pozwoliła nam doświadczyć tego, że praca zdalna jest możliwa. Ba! Nierzadko okazywało się, że jest bardziej efektywna niż praca w biurze. Podobnież 30% pracowników, którzy przez koronawirusa rozpoczęli pracować zdalnie mają już do biur nie wrócić.
Na początku robiliśmy to nieco chaotycznie. Pierwsza odsłona tarczy pozwoliła nam wysłać pracowników do pracy zdalnej, nie wskazując na żadne reguły. My również nie wskazywaliśmy więc żadnych reguł. Przy pierwszych problemach doprecyzowaliśmy zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminach czy instrukcjach.
W końcu problem zaczął zauważać i ustawodawca. Stąd też w tarczy 4.0 przewidział jednak dodatkowe przepisy regulujące pracę zdalną. W kolejnej odsłonie projektu ustawy mamy więc przewidziane następujące kwestie:
Kiedy i w jakich przypadkach możemy skierować do pracy zdalnej?
Praca zdalna ma być możliwa, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania pracy. Jakie to miałyby być umiejętności? Trudno powiedzieć, skoro mówimy o standardowej pracy wykonywanej przez pracownika.
Możliwości techniczne wydają się prostsze do ustalenia. Pracownik nie będzie mógł pracować na odległość, jeżeli nie ma Internetu, prawda? Co do możliwości lokalowych, to w przypadku pracownika biurowego chyba nie będą związane ze zbyt dużymi wymaganiami.
Pytanie jednak brzmi w jaki sposób mamy weryfikować i potwierdzać posiadanie umiejętności i możliwości. Chyba nie chodzi tutaj o wizytowanie np. miejsca zamieszkania pracownika w celu oceny czy warunki lokalowe są wystarczające. Może to pracownik powinien potwierdzić, że takie warunki ma?
Jakie prace mają być wykonywane zdalnie?
Katalog zasadniczo ma być otwarty. Zwraca się uwagę, że zdalnie mogą w szczególności pracować te osoby, które do pracy wykorzystują internet czy telefon (biura obsługi klienta, doradztwo, edukacja), wykonują „części wytwórcze” czy świadczą usługi materialne (przygotowywanie dokumentów czy grafik).
Zasadniczo jednak, gdy wykonywanie pracy jest możliwe na odległość i nie wymaga obecności w zakładzie pracy (lub innym miejscu pracy), to praca zdalna jest dopuszczalna.
Co pracodawca musi zapewnić?
Planuje się, żeby to pracodawca miał zapewnić środki i materiały do pracy oraz obsługę logistyczną. Pracodawca może więc pracownikowi przekazać komputer czy zapewnić VPN w celu sprawnej i bezpiecznej pracy.
Pracownik będzie mógł też używać własnego sprzętu (a więc własnego laptopa czy internetu), jeżeli ich wykorzystanie nie będzie się wiązało z możliwością naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa czy ochrony danych osobowych. Nadal jednak nie ma odpowiedzi na pytanie „kto płaci za prąd?”.
Zasadniczo musimy się jednak liczyć z tym, że jeżeli nie zapewnimy pracownikowi odpowiedniego sprzętu, to nie będzie on mógł pracować i to z przyczyn go niedotyczących. Mamy wprost wskazane, że to my zapewniamy stronę techniczno-organizacyjną. Tutaj dobrze sprawdzi się uzupełnienie naszych regulaminów i instrukcji o te kwestie. Możliwe jest też wprowadzenie ekwiwalentów, które część pracodawców już do tej pory stosowała np. za użycie własnego sprzętu czy większe zużycie prądu.
Jak weryfikować pracę zdalną?
Pracownik będzie musiał prowadzić ewidencję wykonywanych czynności. W ramach tej ewidencji będzie wskazywał co i kiedy robił, a także ile mu to zajęło.
Nie będzie to jednak działać z automatu, a na nasze polecenie. Warto o tym pamiętać i to zwłaszcza dlatego, że w tym poleceniu powinniśmy również zawrzeć informację o tym jak często chcemy dostawać ewidencję i w jakiej formie.
Do kiedy będzie wykonywana praca zdalna?
To zależy od Ciebie. Jako pracodawca będziesz mógł w każdym (ale jednak rozsądnym) czasie odwołać pracę zdalną.
Wiadomo, że jak zadzwonisz do pracownika i odwołasz pracę zdalną ze skutkiem za 10 minut, to nie będzie w stanie nagle zmaterializować się w biurze. Warto tutaj ustalić jakieś reguły.
Czy potrzebuję regulaminu pracy zdalnej?
Tak. Niby regulację pracy zdalnej będziemy mieć poszerzoną, ale nadal wiele kwestii wymaga wyjaśnienia. Zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich pracowników o wiele łatwiej będzie się pracować na przejrzystych warunkach.
Wydanie regulaminu czy instrukcji nie jest wymogiem prawnym. Pomoże jednak poukładać praktykę pracy i uniknąć niepotrzebnych nieporozumień.
Niniejszy wpis jest elementem kampanii informacyjnej dla pracodawców i przedsiębiorców prowadzonej przez Kancelarię Sienkiewicz i Zamroch Radcowie prawni sp.p. w ramach wsparcia w czasie epidemii. Jeżeli interesują Cię inne praktyczne zagadnienia, mogące mieć znaczenie w tym okresie, to zapraszam na pozostałe blogi naszych prawników:
- Piotra Zamrocha Przesył energii – porady m.in. o możliwościach działania przedsiębiorstw przesyłowych w stanie epidemii.
- Iwo Fisza Zagospodarowanie przestrzenne – informacje o tym, jak działają organy administracji w czasie epidemii.
- Karola Sienkiewicza Dochodzenie wierzytelności – praktyczne wskazówki jak poruszać się po przepisach Tarczy antykryzysowej.
- Oliwi Radlak Konstytucja biznesu – wskazówki dla spółek dotyczące funkcjonowania w czasie epidemii.
- Wojciecha Jelińskiego Pozew z faktury – porady dla przedsiębiorców, którzy muszą podać dłużnika do sądu.
- Edyty Stark Zakończenie działalności – porady dla przedsiębiorców poszukujących ochrony w przepisach prawa upadłościowego.
