Praca zdalna – nowe reguły

praca zdalna

Po doświadczeniach epidemii możemy w końcu zapoznać się z projektem przepisów, które mają wprowadzić pracę zdalną do Kodeksu pracy na stałe.

Z projektem dotyczącym pracy zdalnej możesz zapoznać się TUTAJ.

Praca zdalna

Praca zdalna ma być wykonywana zawsze lub tylko częściowo w innym miejscu niż zakład pracy. Ma to być miejsce wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą (może to być miejsce zamieszkania, ale nie musi). Stosowanie pracy zdalnej będziemy mogli uzgodnić przy zawieraniu umowy o pracę lub już w trakcie zatrudnienia.

Porozumienie lub regulamin w sprawie pracy zdalnej

Zasady pracy zdalnej ma regulować porozumienie ze związkami zawodowymi. Jeżeli przez 30 dni strony nie dojdą do porozumienia, to pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej samodzielnie w regulaminie, uwzględniając dotychczasowe ustalenia za związkami.

Jeżeli w zakładzie pracy nie funkcjonują związki zawodowe, to pracodawca ustala regulamin pracy zdalnej samodzielnie, ale konsultuje się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Jeżeli nie dojdzie do przyjęcia porozumienia lub regulaminu, to zasady pracy zdalnej powinny być uregulowane w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Kwestie, które powinny być uregulowane w porozumieniu lub regulaminie to:

  1. grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
  2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów prądu, internetu, materiałów, narzędzi, instalacji, serwisu, pomocy technicznej etc.;
  3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnych materiałów i narzędzi;
  4. ryczałtu, jeżeli strony zastąpią nim zwrot kosztów;
  5. zasady porozumiewania się, w tym sposób potwierdzania obecności;
  6. zasady kontroli wykonywania pracy;
  7. zasady kontroli w zakresie BHP;
  8. zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną

Pracodawca ma być zobowiązany do:

  1. dostarczenia pracownikowi odpowiednich materiałów i narzędzi,
  2. pokrycia kosztów instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, które zostaną ustalone w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu,
  3. zapewnić pracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia.

Pracownik może korzystać ze swoich materiałów i narzędzi (telefon, laptop), ale w takim przypadku pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty określonego przez strony ekwiwalentu.

Dla ułatwienia można przyjąć i wypłacać ryczałt, który będzie obejmował pokrycie kosztów czy też korzystanie ze swoich narzędzi.

Jak określić te ryczałty czy koszty? Mamy wziąć pod uwagę:

normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe, a także normy zużycia dotyczące pozostałych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną, w tym w szczególności normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty dostępu do łączy telekomunikacyjnych.

Łatwo nie będzie.

Dodatkowe obowiązki informacyjne przy pracy zdalnej

W przypadku pracy zdalnej konieczne będzie również uzupełnienie informacji o warunkach zatrudnienia. Konieczne będzie wskazanie jednostki organizacyjnej, do której przypisane jest stanowisko pracownika oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem i upoważnionych do przeprowadzania kontroli.

Możliwość kontroli pracy zdalnej

Pracodawca będzie miał możliwość przeprowadzania kontroli w godzinach pracy, w miejscu pracy zdalnej.

Zasady kontroli powinny być określone w porozumieniu/regulaminie/poleceniu.  Nie możemy naruszać prywatności pracownika ani utrudniać korzystania z pomieszczeń jego domownikom.

Zaprzestanie pracy zdalnej

Jeżeli praca zdalna zostanie uzgodniona już w trakcie trwania zatrudnienia, to każda ze stron może w terminie do 3 miesięcy od dnia rozpoczęcia takiej pracy wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. W takiej sytuacji strony powinny ustalić termin powrotu do „normalności” przypadający nie dłużej niż 30 dni od dnia złożenia wniosku.

Jeżeli pracownik spóźni się z terminem i złoży wniosek po 3 miesiącach, to pracodawca powinien go w miarę możliwości uwzględnić. Jeżeli to jednak pracodawca by się rozmyślił już po terminie, to do zmiany warunków pracy może dojść w drodze wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia zmieniającego.

Zakaz dyskryminacji pracującego zdalnie

Z uwagi na wykonywanie pracy zdalnej nie będziemy mogli pracownika gorzej traktować przy zatrudnianiu, zwalnianiu, określaniu warunków wynagrodzenia, awansach, podnoszeniu kwalifikacji zawodowych przy uwzględnieniu jednak odrębności wynikających z pracy zdalnej. Będziemy mieć więc nowe formalne kryterium dyskryminacyjne.

Jednocześnie pracodawca ma na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, umożliwić pracującemu zdalnie przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Mniej rygorystyczna odpowiedzialność za BHP

Pracodawca nie będzie musiał organizować stanowiska zgodnie z zasadami i przepisami BHP czy dbać o stan pomieszczeń i wyposażenia technicznego. Nie będzie odpowiadać za pomieszczenia i budynek czy zapewnienie środków higieny. Szkolenie wstępne może być przeprowadzone on-line, ale nie stosuje się zwolnienia od szkoleń okresowych pracowników administracyjno-biurowych.

Dopuszczenie pracownika do pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez niego oświadczenia, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracodawca jest zobowiązany sporządzić ocenę ryzyka zawodowego i na podstawie jej wyników opracować informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.

Uprawnieni do pracy zdalnej

W przypadku szczególnej grupy pracowników, pracodawca ma być zobowiązany do uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy (np. kierowca autobusu). Odmowa powinna być uzasadniona.

Uprawnienie do pracy zdalnej ma obejmować:

  1. pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu – również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia,
  2. pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności oraz dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych – również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia,
  3. pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia.

Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana również okazjonalnie na wniosek pracownika. Pracownik będzie miał prawo do 12 dni pracy zdalnej w roku kalendarzowym, a pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić taki wniosek. Rygory okazjonalnej pracy zdalnej mają być złagodzone.

Wyjątkowa praca zdalna

Będzie istniała również możliwość wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy. Ma to dotyczyć stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu oraz gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Taka praca zdalna ma się odbywać na polecenie pracodawcy, ale i tak wymagane jest oświadczenie pracownika, że posiada on odpowiednie warunki lokalowe i techniczne. Polecenie pracy zdalnej będzie mogło być cofnięte przez pracodawcę w każdym czasie.

Planowane wejście w życie

Ustawa ma wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego. Pozwoli to na płynne kontynuowanie pracy zdalnej, która była do tej pory realizowana w oparciu o przepisy specustawy covidowej.

Agata Kicińska

Zajmuję się indywidualnym i zbiorowym prawem pracy oraz prawem ubezpieczeń społecznych. Często opracowuję strategię w sporach sądowych z pracownikami, tworzę regulaminy i porozumienia zbiorowe. Mam również doświadczenie w zakresie pracowniczych aspektów łączenia się spółek. W codziennej pracy doradzam również w sprawach związanych z zatrudnianiem pracowników tymczasowych oraz ochroną danych osobowych. Reprezentuję naszych Klientów w sporach sądowych z udziałem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności w sprawach dotyczących prawa do wcześniejszej emerytury.

Podobne artykuły
Nowe uprawnienia ciepłowników
Informacja o kwarantannie pracownika

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *