Znowu zmiany w Kodeksie pracy – wdrożenie RODO

Doczekaliśmy się w końcu kolejnej wersji projektu wdrażającego RODO do 168 polskich ustaw. Kilka dni temu rząd przyjął projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679.

Zmiany te dotkną również przepisów Kodeksu pracy. Będą dotyczyły danych, które pracodawca może pozyskać od kandydata do pracy oraz tych, które może pozyskać od pracownika, czy też kwestii związanych z przetwarzaniem danych biometrycznych.

Znowu zmiany w Kodeksie pracy - wdrożenie RODO

Informacje jakie potencjalny pracodawca może uzyskać od kandydata do pracy zostały uzupełnione o dane kontaktowe wskazane przez kandydata. Może to być numer telefonu czy adres e-mail. W katalogu tych danych nie znajdziemy już jednak miejsca zamieszkania kandydata (adresu do korespondencji).

Zmiana ta wynika z zasady minimalizacji danych. Obecnie potencjalni pracodawcy nie kontaktują się już z kandydatami do pracy za pośrednictwem tradycyjnej poczty, a korzystają ze środków umożliwiających porozumiewanie się na odległość, takich jak telefon czy poczta elektroniczna. Nie ma już więc uzasadnionej potrzeby, aby potencjalny pracodawca przetwarzał adres zamieszkania kandydata do pracy. Na etapie rekrutacji nie jest on bowiem niezbędny.

Kolejna ze zmian polega na możliwości żądania od kandydata do pracy oprócz jego wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia również kwalifikacji zawodowych. Nierzadko bowiem pracownicy wykonują pracę, która nie jest związana z ich wykształceniem czy posiadają dodatkowe kwalifikacje potwierdzone odpowiednimi certyfikatami. W takim przypadku pracodawca ma możliwość żądania również takich danych.

Nie może tego jednak robić w każdym przypadku. Żądanie danych o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia będzie uzasadnione tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy danego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Oznacza to, że potencjalny pracodawca nie będzie mógł żądać przedstawienia tych danych np. w przypadku poszukiwania pracownika do prostych prac fizycznych. Niewątpliwie takie dane będzie mógł pozyskać w przypadku poszukiwania pracownika na stanowisko specjalistyczne, wymagające wysokich kwalifikacji (np. kierunkowe wykształcenie wyższe) czy też na stanowisko, na którym wymagane jest posiadanie szczególnych kwalifikacji (np. świadectwo kwalifikacyjne typu E). Takich danych będzie więc można żądać np. w sytuacji, w której kryteria wykształcenia i doświadczenia na danym stanowisku są określone przez wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy.

Potencjalny pracodawca nie będzie mógł żądać od kandydata innych danych niż te, które zostały wymienione w art. 221 § 1 k.p. oraz danych, które musi pozyskać na podstawie odrębnych przepisów (np. zaświadczenie o niekaralności w przypadku pracowników służby cywilnej).

Od kandydata nie może również żądać tych danych, które może pozyskać dopiero od pracownika, czyli m.in. adresu zamieszkania czy numeru PESEL. Inne dane osobowe kandydata potencjalny pracodawca będzie mógł przetwarzać wyłącznie na podstawie jego zgody. Nawet zgoda kandydata nie pozwoli jednak na przetwarzanie danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa (oczywiście za wyjątkiem sytuacji, w których przetwarzanie takie opiera się o odrębny przepis).

Do pobrania – poradnik o monitoringu wizyjnym

Zgodnie z obietnicą udostępniam Ci poradnik dotyczący nowych zasad związanych ze stosowaniem monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy.

Poradnik dostępny będzie dla Ciebie cały czas na pasku po prawej stronie. Możesz zapoznać się z nim również poprzez link: Poradnik monitoring wizyjny

poradnik o monitoringu wizyjnym

Zwróć szczególną uwagę na terminy dostosowania się do nowych regulacji wskazane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz na wszystkie formalne kwestie, związane ze zmianą przepisów wewnątrzzakładowych oraz odpowiednim poinformowaniem pracowników.

Gdyby nadal pojawiały się dalsze pytania i wątpliwości, to śmiało możesz je zadać pod tym wpisem. Postaram się pomóc!

Offtop – RODO a umowy sprzedaży ciepła

Mam nadzieję, że pozwolicie mi na mały offtopic, nie związany za bardzo z prawem pracy 😊. Nasza Kancelaria jest już od wielu lat mocno związana z branżą energetyczną i ciepłowniczą. Stąd też między innymi współpraca z partnerem bloga – Związkiem Pracodawców Ciepłownictwa.

Niewątpliwie też wszystkim osobom związanym z tą branżą jest świetnie znany blog partnera Kancelarii, pasjonata urządzeń przesyłowych – mec. Piotra Zamrocha – przesył energii, jak również portal dotyczący inwestycji przesyłowych współtworzony przez mec. Iwo Fisza oraz mec. Annę Buchwald.

Mimo, że w codziennej pracy nie zajmuję się tą tematyką i bliższe są mi tematy kadrowe, to muszę się pochwalić, że i mi udało się zbliżyć do energii. Dokładniej chodzi o dwumiesięcznik Nowa Energia, w którym opublikowano mój artykuł Zawieranie umów przyłączeniowych i umów sprzedaży ciepła w kontekście RODO.  Niestety jak widać – RODO dotyka wszystkich.

Z całym artykułem można się zapoznać TUTAJ.

Offtop - RODO a umowy sprzedaży ciepła

(Artykuł Zawieranie umów przyłączeniowych i umów sprzedaży ciepła w kontekście RODO został opublikowany w dwumiesięczniku Nowa Energia nr 3(63)/2018, ISSN 1899-0886, wydawca: Nowa Energia – D. Kubek i M. Marchwiak s.c., http://nowa-energia.com.pl/)

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych a zmiany w Kodeksie pracy

Stało się. Polski ustawodawca zdążył przyjąć nową ustawę o ochronie danych osobowych, która jest konsekwencją wejścia w życie rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych (tak, znowu RODO). Ustawa weszła w życie w tym samym dniu co RODO – 25 maja 2018 r.

Ustawa wprowadziła również zmiany w Kodeksie pracy. Nie są one jednak tak rozległe jak wcześniej planowano. Ostatecznie w ustawie o ochronie danych osobowych uregulowano zmiany Kodeksu pracy dotyczące wyłącznie monitoringu wizyjnego oraz monitoringu poczty elektronicznej.

Oznacza to, że nie zmienił się katalog danych, których możesz żądać od kandydata do pracy oraz od pracownika. Jeżeli chcesz zobaczyć co miało się zmienić, zobacz ten wpis.

Nie oznacza to jednak, że w przyszłości się to nie zmieni. Najprawdopodobniej dodatkowe zmiany Kodeksu pracy, również w zakresie danych pozyskiwanych od pracowników, znajdą się w kolejnej ustawie, która będzie miała na celu dostosowanie polskiego porządku prawnego do RODO.

Jeżeli chodzi o możliwość monitorowania poczty elektronicznej, to opis zmian znajdziesz tutaj.

Jeżeli natomiast chodzi o monitoring wizyjny, to jego regulacja została zawarta w art. 222 k.p. Kamery nie mogą obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni ani pomieszczeń udostępnianych zakładowym organizacjom związkowym.

Wyjątkowo mogą się tam znaleźć, o ile jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, a nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych. Nie może również naruszać zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

Nagrania obrazu z kamer będziesz mógł przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy, chyba że mogą lub stanowią dowód w postępowaniu. Po tym okresie nagrania powinny zostać skasowane.

Żeby zgodnie z prawem wprowadzić monitoring wizyjny zmuszony będziesz uregulować go w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy. Cele, zakres i sposób monitorowania powinny więc być zawarte w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty UZP ani regulaminem pracy). Informacje te trzeba będzie dodatkowo przekazać pracownikowi na piśmie przed podjęciem przez niego pracy. Niezbędne jest również poinformowanie pracowników – co najmniej 2 tygodnie przed wprowadzeniem monitoringu.

Dodatkowo wszystkie pomieszczenia, w których znajdują się kamery CCTV będziesz musiał oznaczyć w sposób widoczny i czytelny – za pomocą znaków lub ogłoszeń dźwiękowych (?). Oznaczenia muszą pojawić się przynajmniej jeden dzień przed rozpoczęciem nagrywania.

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych a zmiany w Kodeksie pracy