Prowadzenie akt osobowych pracowników a #100zmianDlaFirm

Niedawno Ministerstwo Finansów opublikowało informację o tzw. pakiecie #100zmianDlaFirm. Jest to zbiór ustaw – a na razie założeń tych ustaw – które mają ułatwić Ci prowadzenie działalności gospodarczej w otoczeniu prawnym. Zmiany przewidziane są również w zakresie prawa pracy.

Opublikowany został projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa ta ma na celu ułatwienie prowadzenia akt pracowniczych.

Obecnie niezbędne jest przechowywanie przez Ciebie akt osobowych swoich pracowników przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Możliwe jest przechowywanie ich albo we własnym zakresie albo przekazanie do profesjonalnego przechowawcy, co może rodzić koszty.

Jednocześnie, zgodnie z aktualną opinią Głównego Inspektora Pracy akt nie możesz prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej. Wersja elektroniczna może być co prawda pomocniczo, ale akta muszą być tez w klasycznej, papierowej formie.

Według założeń projektu ustawy ma się to zmienić. Okres przechowywania przez Ciebie akt pracowniczych ma być skrócony do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Założenie to będzie mogło być zrealizowane, o ile wszystkie niezbędne w celu uzyskania świadczeń z zabezpieczenia społecznego dane, będą gromadzone przez ZUS.

Jednocześnie jako pracodawca będziesz wydawał nowe, rozszerzone świadectwo pracy, które będzie zawierać zaświadczenie o wysokości osiąganych zarobków. Ma bowiem zostać utworzony nowy wzór świadectwa pracy – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Również akta osobowe będziesz mógł prowadzić w formie elektronicznej, przy użyciu programów do tego przeznaczonych, zaakceptowanych przez odpowiedniego ministra oraz skorelowanych z programami Płatnik i e-Płatnik ZUS-u. Będzie także możliwość mieszanego prowadzenia tych akt.

Pamiętaj, że na razie to tylko założenia projektu do ustawy, ale zmiany te – w mojej ocenie – wydają się jak najbardziej pozytywne. Obecnie nie ma już sensu w przechowywaniu akt przez 50 lat, zwłaszcza biorąc pod uwagę wszystkie dokumenty, które trzeba przekazywać do ZUS. Również elektronizacja akt osobowych to dobry pomysł. Wszystko może się jeszcze jednak zmienić w toku legislacyjnym. Proponowany termin wejścia w życie nowych przepisów oznaczono na 1 stycznia 2018 r.

20160604_173421

2 thoughts on “Prowadzenie akt osobowych pracowników a #100zmianDlaFirm

  1. Witam,
    zwracam się z uprzejmym zapytaniem dotyczącym mojego wymiaru urlopowego, czy jest mi Pan w stanie wyjasnić, czy w moim przypadku kwalifikuję się na wymiar 26 dni? W czerwcu 2013 r. skończyłam studia licencjackie, natomiast w czerwcu 2015 r. studia magisterskie. Zatrudniona jestem nieprzerwanie od dnia 15.05. 2012 r. i w między czasie zmieniłam zakład pracy. W obecnej firmie sugerują, że kwalifukuję się na wymiar 20 dni, natomiast odchodząc z pierwszej firmy przeszłam już na wymiar 26 dni. Prosze o pomoc i krótkie wyjaśnienie.
    Pozdrawiam,
    Kasia

    1. Cześć!
      Kończąc studia przysługuje 8 lat stażu urlopowego (bez względu na to, czy są to studia magisterskie, czy też licencjackie). Jeśli była i jest Pani zatrudniona na umowę o pracę, nieprzerwanie, to przysługują Pani kolejne ponad 3 lata do stażu urlopowego. Z tego wynika, że przekroczyła Pani próg 10 lat, a to oznacza, że może Pani korzystać z urlopu w wymiarze 26 dni.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *