Praca zdalna – zwrot kosztów czy ryczałt?

To kolejny wpis związany ze znajdującym się już w Sejmie projektem nowych przepisów o pracy zdalnej. Teraz skupimy się na kwestii, która niewątpliwie najbardziej rozpala wyobraźnię i może być punktem zapalnym. Omówimy sobie kwestie zwrotu kosztów pracy zdalnej.

Oj długo trwały przepychanki co do wprowadzenia zwrotu kosztów dla pracowników wykonujących pracę zdalną. W końcu jednak udało się osiągnąć jakiś konsensus. Spójrzmy jak to wygląda.

Pracodawca ma zwrócić koszty

Przy pracy zdalnej zasady są podobne co przy pracy „normalnej”. To pracodawca ma zapewniać narzędzia i materiały do wykonywania pracy. Z uwagi na to, że miejscem pracy będzie zazwyczaj dom pracownika sprawa się nieco komplikuje. Już wcześniej pojawiły się głosy co do zwiększonego zużycia prądu czy wody podczas pracy zdalnej.

Ostatecznie w projekcie wskazano, że pracodawca ma pokrywać następujące koszty:

• związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi,
• energii elektrycznej,
• niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
• inne koszty bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został przewidziany w porozumieniu, regulaminie, poleceniu lub porozumieniu indywidualnym.

No właśnie, zwrot kosztów czy ryczałt?

 Pierwsza opcja ponoszenia kosztów to rzeczywisty zwrot, np. według zużycia. Szczerze mówiąc trudno mi sobie wyobrazić, żeby ktoś zdecydował się właśnie na to rozwiązanie. Zwłaszcza w dużych zakładach pracy obliczanie rzeczywistego zużycia wydaje się niemal niemożliwe.

Druga opcja – i ta zdecydowanie będzie przeważać – to ustalenie ryczałtu. Trzecia – to sposób hybrydowy, a więc ponoszenie części kosztów ryczałtem, części według kwot rzeczywistych (np. kosztów serwisu sprzętu).

Co z prądem?

Kluczowe wydaje się określenie właśnie kosztu zużycia energii elektrycznej. Projektodawcy zagwarantowali, że taki zwrot jest obowiązkowy.

Jeżeli chcielibyśmy to liczyć według faktycznego zużycia i zrezygnować z ryczałtu, to konieczne byłoby ustalenie zużycia energii elektrycznej przez każdy sprzęt powierzony pracownikowi osobno (komputer, akcesoria, telefon, drukarka, żarówki – w zależności od pory roku). Dodatkowo musielibyśmy znać wysokość stawki taryfy za e.e. każdego z pracowników pracujących zdalnie. Kolejna zmienna, którą musielibyśmy uwzględnić, to faktyczny czas pracy, przez który urządzenia korzystały z energii elektrycznej. Musicie przyznać, że takie liczenie kosztów nie ma sensu.

Na szczęście możemy ustalić ryczałt, przy uwzględnianiu przeciętnego zużycia. I tak przeciętny laptop zużywa 400 watów na godzinę. Zazwyczaj w miesiącu jest 167 godzin pracy. Mnożymy to i wychodzi nam 66.800 wat, a więc 66,8 kWh. Dalej bierzemy pod uwagę średni koszt taryfy domowej (G11), załóżmy 0,60 zł za kWh. Wychodzi nam, że miesiąc pracy na laptopie kosztować będzie 40 zł.

W podobny sposób liczymy pozostałe narzędzia powierzone pracownikowi, w szczególności koszt oświetlenia (standardowe żarówki o standardowej mocy) czy monitora. Koszt ładowania telefonu jest na tyle marginalny, że można go pominąć.

Zwróć uwagę, że wysokość kosztów (zwłaszcza oświetlenia) może się zmieniać w ciągu roku. Można więc ustalić, że co np. kwartał pracodawca obwieszczeniem (lub porozumieniem z ZZ) będzie ustalał obowiązującą stawkę ryczałtu za zużycie e.e.

Co z internetem?

Jeżeli internet jest potrzebny do wykonywania pracy zdalnej (a w większości przypadków będzie), to mamy zasadniczo dwie opcje. Pierwsza to udostępnić pracownikowi internet mobliny. W takim przypadku zwrot kosztów w ogóle odpada, bo to my go ponosimy.

Druga opcja to skorzystanie z internetu, który pracownik już ma (jeżeli go nie ma – patrz akapit wyżej). Internet domowy pracownika nie będzie jednak w całości wykorzystywany na potrzeby służbowe, więc musimy obliczyć w jakim zakresie zwrot kosztów jest należny. Jeżeli chcemy to robić metodą zwrotu kosztów rzeczywistych to musimy wiedzieć jaką stawkę ma pracownik, a następnie policzyć to względem rzeczywistego czasu pracy w miesiącu.

Jeżeli chcemy to rozliczyć ryczałtem, to przyjmujemy średnią stawkę za dostęp do internetu o przeciętnej prędkości w danym regionie. W województwie kujawsko-pomorskim 300 Mb/s dostaniemy za średnio 60 zł. Czas pracy to ok. 25% czasu w miesiącu, a więc ryczałt obejmować może 15 zł.

Co z fotelem i biurkiem?

W przypadku dodatkowych kosztów, w tym doposażenia stanowiska pracy, nie ma obowiązku ich zwrotu. Można go jednak wprowadzić w porozumieniu, regulaminie czy poleceniu pracy zdalnej. W takim przypadku zasadniczo sami określamy na jakich zasadach przewidujemy zwrot.

Może to być np. jednorazowy ryczałt czy też ryczałt przypadający co jakiś okres. Możemy również wprowadzić górne widełki – za to co powyżej płaci pracownik. Jeżeli jednak poniesie niższy koszt, to taki mu zwracamy. Wprowadzamy też obowiązek przedstawienia rachunku czy faktury, żeby nie stwarzać pola do nadużyć.

Jeżeli natomiast zastanawiasz się jak wprowadzić zasady pracy zdalnej w zakładzie pracy, to zobacz to:

Praca zdalna – jak to zrobić?

Podobne artykuły

• Praca zdalna – jak to zrobić?