Praca zdalna – jak to zrobić?

Już niedługo doczekamy się regulacji pracy zdalnej na stałe w Kodeksie pracy. Projekt w tym zakresie już czeka Sejmie. Co istotne, duża część zasad wykonywania pracy w ten sposób będzie regulowana wewnętrznie w zakładzie pracy.

Spójrzmy więc na to co musisz zrobić, żeby praca zdalna mogła funkcjonować w Twoim zakładzie pracy.

Jeżeli działają u Ciebie związki zawodowe

W przypadku pracodawców, u których działają organizacje związkowe ustalenie zasad wykonywania pracy zdalnej będzie wymagało zawarcia z nimi porozumienia. Prawdopodobnie kością niezgody mogą okazać się w szczególności kwoty ryczałtów wypłacanych pracownikom związanych z pracą zdalną. O tym jak racjonalnie określić wysokość tych kosztów będę jeszcze pisać.

Jeżeli działa u Ciebie tylko jeden związek zawodowy, to porozumienie będzie musiało być zawarte właśnie z tym związkiem. Jeżeli kilka – porozumienie powinno być zawarte z nimi wszystkimi. W grę wchodzi również konieczność przedstawienia wspólnego stanowiska związków (art. 30 ust. 1 ustawy związkowej).

W przypadku, w którym związki nie będą mogły dogadać się miedzy sobą lub też nie wszystkie z nich zgodzą się na przyjęte rozwiązania, porozumienie może być zawarte z organizacjami reprezentatywnymi.  Każda z nich musi zrzeszać co najmniej 5% pracowników. W takim przypadku mniejsze związki będą mogły być pominięte.

Jeżeli jednak nie uda się dojść do jakiegoś konsensu z organizacjami związkowymi, to droga do wprowadzenia pracy zdalnej się wcale nie zamyka.

Jeżeli nie działają u Ciebie związki zawodowe lub jeżeli nie można się z nimi porozumieć

Druga opcja to wprowadzenie jednostronnie przez pracodawcę pracy zdalnej poprzez uregulowanie jej zasad w regulaminie pracy zdalnej. To będzie możliwe w sytuacji, w której nie działają u Ciebie związki. W takim przypadku musisz jednak przeprowadzić konsultacje z przedstawicielami pracowników. Konsultacje oznaczają jednak, że nie masz obowiązku uwzględniania zaproponowanych przez nich zmian.

Jeżeli działają u Ciebie związki, ale nie udało się Wam dogadać, to również w grę wchodzi wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej jednostronnie. Będziesz mieć do tego prawo po upływie 30 dni od dnia, w którym przedstawiłeś związkom swoją propozycję porozumienia. W tym przypadku zasadniczo powinieneś uwzględnić wcześniejsze ustalenia ze związkami.  Nie mają one jednak charakteru wiążącego.

Inna droga

Nawet brak porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej nie oznacza, że nie może ona być wykonywana. Możliwe jest bowiem uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej w drodze porozumienia indywidualnego pomiędzy Tobą a Twoim pracownikiem.

Każda ze stron może wystąpić z takim wnioskiem. Tutaj jest jednak haczyk, bo wniosek szczególnej kategorii pracowników będziesz musiał uwzględnić. Chodzi o: pracownice w ciąży, pracowników opiekujących się dzieckiem do 4 roku życia, pracowników opiekujących się niepełnosprawnymi dziećmi lub innymi osobami bliskimi czy też pracowników – rodziców dzieci o specjalnych potrzebach.

Jeżeli taki pracownik złoży wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, to będziesz mógł odmówić wyłącznie w szczególnych przypadkach. Odmowa jest możliwa jeżeli wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy i jej rodzaj. Trudno wyobrazić sobie pracę zdalną w przypadku np. kierowcy autobusu czy operatora maszyn przemysłowych. Ewentualna odmowę musisz przekazać pracownikowi na piśmie – masz na to 7 dni roboczych.

Co ważne, jeżeli zawrzesz porozumienie indywidualnego zasady pracy zdalnej powinny być obowiązkowo w nim uregulowane (np. w formie załącznika). Treść będzie zasadniczo podobna do tego co znajdzie się w regulaminie czy w porozumieniu.

W przypadku nadzwyczajnych okoliczności

Dodatkowa możliwość to polecenie przez Ciebie pracownikowi wykonywania pracy zdalnej. Jest to możliwe jednak w bardzo ograniczonym zakresie i odnosi się wyłącznie do sytuacji nadzwyczajnych. Mowa tutaj o sytuacjach, w których obowiązywać będzie stan nadzwyczajny (wojenny, klęski żywiołowej, wyjątkowy) lub stan epidemii czy zagrożenia epidemicznego + 3 miesiące po ich odwołaniu. Będziesz mógł z tego korzystać np. w sytuacji, w której zostanie ogłoszony stan klęski żywiołowej w związku z powodzią na obszarze, w którym znajduje się zakład pracy.

Kolejna opcja to wystąpienie zdarzenia o charakterze siły wyższej, która uniemożliwia zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy. Jeżeli więc dojdzie do uszkodzenia budynku zakładu pracy, np. na skutek huraganu, to będzie możliwe polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Zanim jednak wydasz takie polecenie, to musisz poprosić pracownika o złożenie oświadczenia (elektronicznie lub papierowo), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy.

Jeżeli interesują Cię dodatkowe aspekty pracy zdalnej, to wpadaj na bloga. Zamierzam poświęcić temu tematowi kilka wpisów. W przypadku, w którym jakiś aspekt jest dla Ciebie szczególnie interesujący – daj proszę znać w komentarzu lub PM 😊

Podobne artykuły

• Praca zdalna – zwrot kosztów czy ryczałt?