Ponowne zatrudnienie a akta osobowe

Ponowne zatrudnienie a akta osobowe

Niemal rok minął już od wejścia w życie zmian przepisów dotyczących akt osobowych. Pomimo tego nadal pojawiają się uzasadnione wątpliwości co do ich stosowania.

Ostatnio podczas dyskusji ze słuchaczami na kierunku HR Business Partner na WSB pojawiło się zagadnienie dotyczące kontynowania prowadzenia akt osobowych pracownika po jego ponownym zatrudnieniu. I rzeczywiście kwestia ta może powodować ból głowy. Rozłóżmy więc ją na poszczególne okresy.

Okres przed zmianami (a więc przed 1 stycznia 2019 r.)

Przed wejściem w życie nowych przepisów nie było regulacji, które dotyczyłyby kwestii kontynuowania akt osobowych po ponownym zatrudnieniu. Z reguły pracodawcy przyjmowali, że teczki należy prowadzić w dalszym ciągu te same, zamiast zakładania nowych.

Miało to uzasadnienie w tym, że teczka jest zakładana dla konkretnego pracownika, a nie dla konkretnego stosunku pracy. Poza tym niewątpliwie było to rozwiązanie wygodniejsze.

Pracownik odszedł z pracy przed 1 stycznia 2019 r., a później został ponownie zatrudniony już po 1 stycznia 2019 r.

Ta kwestia budzi najwięcej wątpliwości. Zwróćmy jednak uwagę, że akta pracownika dla okresu zatrudnienia przed 2019 rokiem powinniśmy trzymać przez 50 lat. Zaś akta tego samego pracownika dla okresu zatrudnienia od 2019 roku musimy trzymać już tylko 10 lat. Trudno więc byłoby prowadzić w dalszym ciągu te same akta osobowe, skoro różne części dokumentów musimy przechowywać przez różne okresy.  

Z pomocą mogą nam przyjść przepisy przejściowe do nowelizacji. Przede wszystkim brak jest tam słowa o tym, że przepis dotyczący kontynuowania akt osobowych mamy stosować do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ustawy. Oznaczałoby to, że go nie stosujemy.

Podsumowując więc, jeżeli pracownik zakończył z nami współpracę na przykład w czerwcu 2018 r., a później ponownie przyjęliśmy go do pracy na przykład w grudniu 2019 r., to powinniśmy mieć dwie oddzielne teczki akt osobowych. Przy czym teczka, która powstała jako pierwsza będzie u nas leżeć przez 50 lat, zaś teczka która powstała już po zmianach będzie leżeć 10 lat.

Pracownik zatrudniony przed 2019 rokiem, z którym umowa o pracę rozwiązała się po 1 stycznia 2019 r., a następnie ponownie zatrudniony

Chodzi tutaj o pracownika, który został zatrudniony np. w 2017 roku. Do rozwiązania umowy o pracę doszło np. 15 stycznia 2019 r. A później zatrudniliśmy go na nowo. W takiej sytuacji możemy prowadzić dotychczasowe akta osobowe, ale wyłącznie pod warunkiem, że złożyliśmy za takiego pracownika raport informacyjny (a więc okres przechowywania wcześniejszych akt skrócił się do 10 lat).

Jeżeli raportu informacyjnego nie złożyliśmy, to również w tym przypadku musimy założyć nową teczkę.

Pracownik zatrudniony od 2019 r.

W przypadku pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w 2019 roku i później kontynuujemy prowadzenie dotychczasowych akt osobowych. Nawet jeżeli przerwa wynosiła kilka lat – nadal będziemy wykorzystywać tę samą teczkę. Chyba, że upłynie 10 lat i będziemy musieli ją zniszczyć. W takiej sytuacji prowadzimy akta od nowa.

Pamiętaj również, że przepisy nakazują kontynuowanie dokumentacji pracowniczej, a nie wyłącznie akt osobowych. Oznacza to, że w tych sytuacjach, w których będzie zobowiązany do kontynuowania prowadzenia dokumentacji pracowniczej, to dotyczyć to będzie również np. ewidencji czasu pracy czy ewidencji urlopów.

Agata Kicińska

Zajmuję się indywidualnym i zbiorowym prawem pracy oraz prawem ubezpieczeń społecznych. Często opracowuję strategię w sporach sądowych z pracownikami, tworzę regulaminy i porozumienia zbiorowe. Mam również doświadczenie w zakresie pracowniczych aspektów łączenia się spółek. W codziennej pracy doradzam również w sprawach związanych z zatrudnianiem pracowników tymczasowych oraz ochroną danych osobowych. Reprezentuję naszych Klientów w sporach sądowych z udziałem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności w sprawach dotyczących prawa do wcześniejszej emerytury.

Podobne artykuły
Bezpieczeństwo środków w PPK
Wypłata pieniędzy z PPK

3 Komentarze do tego wpisu post

  1. Anna pisze:

    A co w przypadku pracownika zatrudnionego od 01.10.2018 – do 31.12.2018 (umowa na okres próbny), który kontynuuje zatrudnienie od 01.01 2019 do 31.12.2020?

    • Pani Anno, obawiam się, że trzeba założyć nową teczkę. Takie stanowisko zajął również resort pracy, jednocześnie wskazując, że część dokumentów ze starej teczki można skopiować do nowej.

  2. Anna pisze:

    Dziękuję za odpowiedź.

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Zapraszam do subskrypcji bloga


Administratorem Twoich danych osobowych stanie się Sienkiewicz i Zamroch Radcowie prawni sp.p. (ul. Warszawska 4/3, 87-100 Toruń). Twoje dane osobowe będą przez nas przetwarzane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Szanuję Twoją prywatność – Twoje dane nie będą przekazywane do innych podmiotów, za wyjątkiem podmiotu obsługującego niniejszy formularz oraz naszą pocztę e-mail.

W każdym czasie możesz się również zwrócić do Kancelarii z żądaniem sprostowania, usunięcia swoich danych, sprzeciwu wobec przetwarzania, przeniesienia do innego podmiotu lub ograniczenia ich przetwarzania – wystarczy, że napiszesz wiadomość na adres: radcowie@radcowie.biz. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia ogólnego o przetwarzaniu danych osobowych (RODO). Jeżeli według Ciebie Twoje dane są przetwarzane nieprawidłowo, masz prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.