Podróż służbowa czy oddelegowanie. Co wybrać?

Być może miałeś już taką potrzebę, żeby Twój pracownik przez jakiś okres czasu świadczył pracę w innym miejscu, niż wynikające z jego umowy o pracę. Dla takich celów możliwe jest wybranie jednego z dwóch rozwiązań – możesz albo polecić mu odbycie podróży służbowej albo zastosować instytucję oddelegowania. Co więcej, wybór którejś ze wskazanych opcji będzie się łączył z zarówno z wadami, jak i zaletami każdego z rozwiązań. Warto więc zatem abyś przeanalizował, która z nich sprawdzi się bardziej w Twoim przypadku.

Zacznijmy od podróży służbowej, o której stanowi art. 77⁵ k.p. Jest to podróż wykonywana na polecenie pracodawcy, która ma na celu realizacje zadania poza miejscowością, w której pracodawca ma siedzibę bądź która jest stałym miejscem pracy pracownika. W takim przypadku pracownik jedynie incydentalnie i tymczasowo wykonuje powierzone zadania poza swoim miejscem pracy. W jej trakcie co prawda stosunek pracy nie ulega żadnym zmianom, ale pracownikowi przysługują dodatkowe uprawnienia.

Przede wszystkim, pracodawca musi pokryć koszty związane w podróżą służbową. Składają się na to koszty transportu (przejazdów i dojazdów), noclegu oraz diet. Warunki wypłacania należności za podróże służbowe powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Nie mogą być one gorsze od tych, które zostały określone na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W odniesieniu do podróży krajowej wysokość diety określonej rozporządzeniem wynosi obecnie – co do zasady – 30 zł za dobę. Jest ona jednak uzależniona od dodatkowych czynników, na przykład zapewnienia wyżywienia przez pracodawcę. Ponadto, nawet jeżeli nie wprowadzono żadnych regulacji w tym zakresie, obowiązywać będą stawki wskazane w rozporządzeniu.

Oddelegowanie jest natomiast możliwe na podstawie przepisu art. 42 § 4 k.p. Pracodawca może powierzyć pracownikowi inną pracę, niż ustaloną w umowie o pracę, w szczególności może zmienić miejsce świadczenia pracy. W tym przypadku przeniesienie jest ograniczone czasowo i nie może przekraczać 3 miesięcy w roku kalendarzowym. Dodatkowo nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia pracownika, a polecona praca musi odpowiadać jego kwalifikacjom.

Barierą dla zastosowania tego rozwiązania, jest również wymóg uzasadnionych potrzeby pracodawcy, który w razie sporów jest interpretowany dosyć wąsko. Spójrzmy jednak na zalety – w takim przypadku nie musisz opłacać żadnych kosztów związanych z transportem oraz dietą dla pracowników (bardzo często pracodawcy wypłacają jednak w takiej sytuacji dodatkowe świadczenia, np. dodatek za rozłąkę). Zmiana umowy o pracę nie jest wymagana.

Oddelegowanie jest też czasem rozumiane jako zmiana miejsca pracy poprzez zmianę samej umowy o pracę – na podstawie wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia stron w drodze aneksu.

Co do zasady więc – krótki okres wykonywania pracy poza stałym miejscem jej świadczenia zostanie uznany za podróż służbową, natomiast dłuższy okres bądź zmiana umowy w tym zakresie – oddelegowanie.

Z zagadnieniem takim wiąże się również kwestia podatku dochodowego i składek ZUS. W przypadku podróży służbowej zwolnione od podatku i obowiązku zapłaty składki ubezpieczeniowej są diety i inne należności wynikające z takiej podróży do wysokości stawek określonym w rozporządzeniu. Takiemu zwolnieniu nie będą jednak podlegać świadczenia wypłacone pracownikowi w związku z oddelegowaniem, takie jak dodatek za rozłąkę, dodatek relokacyjny, diety czy koszty przejazdów. Zdarza się, że organy skarbowe i sądy podważają fakt odbywania podróży służbowej – a co za tym idzie zwolnienia od obciążeń publicznoprawnych – powołując się na okoliczność, że było to w istocie oddelegowanie. Przy takiej ocenie bierze się pod uwagę zwłaszcza okres pracy poza stałym miejscem jej wykonywania czy fakt zmiany bądź nie umowy o pracę.