Gdzie przechowywać dokumentację związaną z PPK
Słuchacze kierunku HR Business Partner na WSB są w pewien sposób uprzywilejowani. Zadają pytanie Karolowi Sienkiewiczowi na zajęciach, a później uzyskują odpowiedź na łamach bloga. Ostatnio jednak – mówiąc potocznie – zabili mi ćwieka (mimo wszystko serdecznie pozdrawiam!). Zapytali bowiem o to gdzie mają przechowywać dokumenty wytworzone w ramach prowadzenia PPK.
Sprawa mogłaby się wydawać prosta, ale im bardziej się w to zagłębić, tym mniej wiadomo. Niestety, ale rozwiązania problemu nie znajdziemy w ustawie o PPK. Do tych dokumentów nie odnosi się też bezpośrednio Kodeks pracy czy rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Swoje stanowisko wyraził Urząd Ochrony Danych Osobowych stwierdzając, że dokumentacja wytworzona w związku z odprowadzaniem wpłat na PPK może być przechowywana przez okres zatrudnienia, a następnie 10 lat (lub 50 lat w zależności od okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej danego pracownika). Miałoby to wynikać z art. 125a ust. 4 lub 4a ustawy o emeryturach i rentach z FUS.
Przepisy te nakazują przechowywanie zasadniczo list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego. Można jednak to kwestionować biorąc pod uwagę, że wpłaty PPK nie wpływają na ustalenie prawa chociażby do emerytury.
Wróćmy jednak na chwilę do rozporządzenia, o którym mówiłam powyżej. Do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (chodzi o te inne dokumenty niż akta osobowe) zalicza ono kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Możemy więc chyba uznać, że dokumenty związane z obliczaniem i odprowadzaniem składek na PPK powinny znaleźć się w tym zakresie. Wtedy rzeczywiście przechowujemy je 10/50 lat. Przechowujemy je więc w dokumentacji płacowej pracownika.
Dokumentacja związana z PPK to jednak nie tylko ta dotycząca sposobu wyliczenia i przekazania składki. Będzie to również szereg innych dokumentów – oświadczenia o rezygnacji, potwierdzenie otrzymania informacji o możliwości przystąpienia do PPK (osoby 55+), deklaracje nowych pracowników etc. I gdzie to wszystko trzymać? Znowu w przepisach nie znajdziemy odpowiedzi.
Zaryzykowałabym i powiedziała, że można brać pod uwagę cześć B akt osobowych albo powyżej wskazaną dokumentację płacową. To w końcu w części B akt osobowych przechowywane są wszystkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia (w tym potwierdzenia wykonania obowiązków informacyjnych).
Pojawiają się jednak głosy, że np. oświadczenie o rezygnacji możemy trzymać tylko przez 4 lata (bo przez tyle są „ważne”). Ten wniosek wydaje się być zbyt daleko idący. Czy umowy o pracę na czas określony trzymamy też tylko przez czas ich trwania? Albo zaświadczenia lekarskie? No nie, znajdują się w aktach osobowych. UODO uznał przy tym dokumenty związane z PPK za dokumentację pracowniczą.
Co więcej UODO wskazał, że okres przechowywania dokumentów powinien być stosowany również do innych osób zatrudnionych, na przykład tych, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne.
De lege ferenda można tylko stwierdzić, że gdyby porządniej przyłożono się do napisania przepisów o PPK, to nie musielibyśmy się tak głowić. A stuprocentowej pewności gdzie trzymać te dokumenty nadal nie mamy.
A gdzie Ty trzymasz (lub uważasz, że powinno się trzymać) dokumenty związane z PPK?
z artykułu nie wynika nic. Nadal nie wiem czy należy np. deklaracje przechowywać z płacami w księgowości czy z aktami osobowymi w kadrach:)
Niksa, w związku z faktem, że dokumentacja PPK związana jest z wynagrodzeniem pracownika, to należy je przechowywać wraz z dokumentami z nim związanymi.
Dokładnie tak samo myślę, powinniśmy albo trzymać w aktach cz.B albo w płacowej. Ja chyba jednak dołącze do cześci płacowej ponieważ gdy osoba jednak jest zdecydowana na ppk to na to wpływ na jej wynagrodzenie itd. Tak naprawde przekonamy się wszystkiego jak kogoś odwiedzi PIP 🙂
Dziekuje za podziele się własnymi spostrzeniami, niestety ustawodawca jak zawsze zostawia z tymi kwestiami wiele osób