Gdzie przechowywać dokumentację związaną z PPK

Gdzie przechowywać dokumentację związaną z PPK

Słuchacze kierunku HR Business Partner na WSB są w pewien sposób uprzywilejowani. Zadają pytanie Karolowi Sienkiewiczowi na zajęciach, a później uzyskują odpowiedź na łamach bloga. Ostatnio jednak – mówiąc potocznie – zabili mi ćwieka (mimo wszystko serdecznie pozdrawiam!). Zapytali bowiem o to gdzie mają przechowywać dokumenty wytworzone w ramach prowadzenia PPK.

Sprawa mogłaby się wydawać prosta, ale im bardziej się w to zagłębić, tym mniej wiadomo. Niestety, ale rozwiązania problemu nie znajdziemy w ustawie o PPK. Do tych dokumentów nie odnosi się też bezpośrednio Kodeks pracy czy rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Swoje stanowisko wyraził Urząd Ochrony Danych Osobowych stwierdzając, że dokumentacja wytworzona w związku z odprowadzaniem wpłat na PPK może być przechowywana przez okres zatrudnienia, a następnie 10 lat (lub 50 lat w zależności od okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej danego pracownika). Miałoby to wynikać z art. 125a ust. 4 lub 4a ustawy o emeryturach i rentach z FUS.

Przepisy te nakazują przechowywanie zasadniczo list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego. Można jednak to kwestionować biorąc pod uwagę, że wpłaty PPK nie wpływają na ustalenie prawa chociażby do emerytury.

Wróćmy jednak na chwilę do rozporządzenia, o którym mówiłam powyżej. Do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (chodzi o te inne dokumenty niż akta osobowe) zalicza ono kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Możemy więc chyba uznać, że dokumenty związane z obliczaniem i odprowadzaniem składek na PPK powinny znaleźć się w tym zakresie. Wtedy rzeczywiście przechowujemy je 10/50 lat. Przechowujemy je więc w dokumentacji płacowej pracownika.

Dokumentacja związana z PPK to jednak nie tylko ta dotycząca sposobu wyliczenia i przekazania składki. Będzie to również szereg innych dokumentów – oświadczenia o rezygnacji, potwierdzenie otrzymania informacji o możliwości przystąpienia do PPK (osoby 55+), deklaracje nowych pracowników etc. I gdzie to wszystko trzymać? Znowu w przepisach nie znajdziemy odpowiedzi.

Zaryzykowałabym i powiedziała, że można brać pod uwagę cześć B akt osobowych albo powyżej wskazaną dokumentację płacową. To w końcu w części B akt osobowych przechowywane są wszystkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia (w tym potwierdzenia wykonania obowiązków informacyjnych).

Pojawiają się jednak głosy, że np. oświadczenie o rezygnacji możemy trzymać tylko przez 4 lata (bo przez tyle są „ważne”). Ten wniosek wydaje się być zbyt daleko idący. Czy umowy o pracę na czas określony trzymamy też tylko przez czas ich trwania? Albo zaświadczenia lekarskie? No nie, znajdują się w aktach osobowych. UODO uznał przy tym dokumenty związane z PPK za dokumentację pracowniczą.

Co więcej UODO wskazał, że okres przechowywania dokumentów powinien być stosowany również do innych osób zatrudnionych, na przykład tych, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne.

De lege ferenda można tylko stwierdzić, że gdyby porządniej przyłożono się do napisania przepisów o PPK, to nie musielibyśmy się tak głowić. A stuprocentowej pewności gdzie trzymać te dokumenty nadal nie mamy.

A gdzie Ty trzymasz (lub uważasz, że powinno się trzymać) dokumenty związane z PPK?

Agata Kicińska

Zajmuję się indywidualnym i zbiorowym prawem pracy oraz prawem ubezpieczeń społecznych. Często opracowuję strategię w sporach sądowych z pracownikami, tworzę regulaminy i porozumienia zbiorowe. Mam również doświadczenie w zakresie pracowniczych aspektów łączenia się spółek. W codziennej pracy doradzam również w sprawach związanych z zatrudnianiem pracowników tymczasowych oraz ochroną danych osobowych. Reprezentuję naszych Klientów w sporach sądowych z udziałem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności w sprawach dotyczących prawa do wcześniejszej emerytury.

Podobne artykuły
PPK a minimalne wynagrodzenie w 2020 r.
Bezpieczeństwo środków w PPK
Wypłata pieniędzy z PPK
PPK w kwotach

Komentarz do tego wpisu post

  1. Niksa pisze:

    z artykułu nie wynika nic. Nadal nie wiem czy należy np. deklaracje przechowywać z płacami w księgowości czy z aktami osobowymi w kadrach:)

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Zapraszam do subskrypcji bloga


Administratorem Twoich danych osobowych stanie się Sienkiewicz i Zamroch Radcowie prawni sp.p. (ul. Warszawska 4/3, 87-100 Toruń). Twoje dane osobowe będą przez nas przetwarzane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Szanuję Twoją prywatność – Twoje dane nie będą przekazywane do innych podmiotów, za wyjątkiem podmiotu obsługującego niniejszy formularz oraz naszą pocztę e-mail.

W każdym czasie możesz się również zwrócić do Kancelarii z żądaniem sprostowania, usunięcia swoich danych, sprzeciwu wobec przetwarzania, przeniesienia do innego podmiotu lub ograniczenia ich przetwarzania – wystarczy, że napiszesz wiadomość na adres: radcowie@radcowie.biz. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia ogólnego o przetwarzaniu danych osobowych (RODO). Jeżeli według Ciebie Twoje dane są przetwarzane nieprawidłowo, masz prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.