Monitoring poczty elektronicznej – implementacja RODO

Zgodnie z obietnicą opowiem dziś o kolejnym aspekcie związanym ze zmianami w prawie pracy i implementacją RODO. Jakiś czas temu pisałam o sprawie pana Bogdana Barbulescu i wyroku ETPC dotyczącym monitorowania korespondencji. Wyrok ten znalazł odzwierciedlenie w propozycji polskiego ustawodawcy dotyczącej zmiany Kodeksu pracy.

Konkretniej chodzi o projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679. Ten niebagatelny, liczący kilkaset stron projekt zawiera również nowe rozwiązania, które mają znaleźć się w Kodeksie pracy. Jednym z tych rozwiązań jest uregulowanie możliwości monitorowania poczty elektronicznej.

Monitoring poczty elektronicznej – implementacja RODO

Projektodawca daje pracodawcy możliwość kontrolowania służbowej poczty elektronicznej pracownika, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Musisz przyznać, że kontrola może więc dotyczyć większości przypadków, w których pracownicy korzystają ze służbowych skrzynek.

Kontrola nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. W tym celu warto byłoby zobowiązać pracowników do wyraźnego oznaczania wiadomości, które są prywatne lub całkowicie zakazać korzystania z poczty służbowej do celów prywatnych.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu poczty ma być ustalony w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a jeżeli nie jesteś objęty UZP i nie masz obowiązku ustalenia regulaminu pracy – w obwieszczeniu.

O wprowadzeniu monitoringu będziesz musiał dodatkowo poinformować pracownika w sposób u Ciebie przyjęty minimum 2 tygodnie przed rozpoczęciem kontrolowania poczty. Jednocześnie przed dopuszczeniem pracownika do pracy będziesz musiał przekazać mu informację o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu poczty elektronicznej.

Na razie nie wiadomo, kiedy projekt umożliwiający monitoring poczty elektronicznej wejdzie w życie. Biorąc pod uwagę jego objętość – raczej będzie to nieprędko. Ustawodawca musi wcześniej wprowadzić jeszcze nową ustawę o ochronie danych osobowych, której wejście w życie w terminie, to jest do 25 maja 2018 r., stoi pod znakiem zapytania. Jeżeli jednak będzie wiadomo coś więcej, to na pewno zaktualizuję ten wpis tak, żebyś był na bieżąco.

Przed RODO nie uciekniesz

Na pewno słyszałeś, że wielkimi krokami zbliża się data wejścia w życie RODO. Dzień 25 maja 2018 r. jest już na ustach wszystkich, zwłaszcza prawników. Myślę, że można już powoli mówić o masowej histerii 😉

Jeżeli jednak do tej pory przestrzegałeś wytycznych ochrony danych osobowych, to wydaje mi się, że nie czeka Cię aż tak dużo pracy. Jeżeli natomiast do tej pory nie robiłeś nic w tym zakresie – może rzeczywiście czas zabrać się poważnie za ten temat. Wysokość kar przewidzianych w nowych regulacjach może robić wrażenie.

Prawo pracy nieodłącznie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, często również danych wrażliwych (a po nowemu – danych szczególnej kategorii). Jeżeli funkcjonuje u Ciebie ZFŚS przetwarzasz dodatkowo dane członków rodziny Twoich pracowników, w tym dane o ich zarobkach. Gromadząc zwolnienia lekarskiej przetwarzasz dane o stanie zdrowia Twoich pracowników. Jeżeli stosujesz monitoring powinieneś przeczytać poniższy wpis. 

Monitoring pracowników na nowo

Aspektów kadrowych i HR-owych związanych z ochroną danych osobowych i RODO jest naprawdę mnóstwo.

Również prawnicy muszą się dokształcać. Dla nas to też jest pewna nowość. Jednocześnie – jak dobrze wiemy – zapisy prawa unijnego znacznie różnią się charakterem od zapisów naszego rodzimego prawa. Z uwagi na to ostatnio brałam udział w fajnym i przystępnym szkoleniu organizowanym przez ODO24 właśnie z zakresu praktycznych aspketów RODO.

Przed RODO nie uciekniesz

Widzę, że wpisy związane z RODO cieszą się coraz większą popularnością czytelników, więc w najbliższej przyszłości postaram się opisać Ci problemy z zakresu prawa pracy związane ze stosowaniem rozporządzenia unijnego oraz proponowane rozwiązania polskiego ustawodawcy.

AKTUALIZACJA 25.05.2018 r. – zmiany w Kodeksie pracy wynikające z nowej ustawy o ochronie danych osobowych