Nowe zasady przetwarzania danych osobowych pracowników – implementacja RODO

O przygotowanie dzisiejszego wpisu poprosiłam Oliwię Radlak, aplikantkę w naszej Kancelarii. Oliwia zajmuje się zagadnieniami związanymi z prawem pracy oraz ochroną danych osobowych. Temat wpisu wydaje się więc być dla niej idealny. Temat jest również idealny dla Ciebie, jako pracodawcy, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że regulacje związane z RODO budzą coraz większe emocje.

Już od 25 maja zacznie być stosowane tzw. RODO, czyli rozporządzenie o ochronie danych osobowych. RODO wprowadza wiele nowości dotyczących ochrony danych osobowych, w tym również w zakresie prawa pracy. W związku z tym czekamy na reakcję polskiego ustawodawcy, która ma doprowadzić m.in. do zmian w Kodeksie pracy. Nie zapominaj jednak, że przepisy RODO mogą być również stosowane bezpośrednio!

O zmianach w zakresie zasad monitoringu pracowników mogłeś już przeczytać we wpisie Agaty. Dodatkowe zmiany mają dotyczyć poszerzenia katalogu danych osobowych o takie dane, które uznane zostały za niezbędne do pozyskania na etapie rekrutacji oraz po zawarciu umowy o pracę.

Na etapie rekrutacji będziesz mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (oczywiście oprócz danych, których możesz wymagać obecnie) podania również adresu poczty elektronicznej czy numeru telefonu. Z katalogu usunięte zostały natomiast imiona rodziców. Od kandydata będziesz mógł żądać podania adresu do korespondencji, natomiast od pracownika – adresu zamieszkania.

Ustawodawca pozwala Ci również na żądanie udokumentowania danych, jeżeli uznasz za konieczne ich potwierdzenie. Może to się przydać zwłaszcza w przypadku przebiegu dotychczasowego zatrudnienia kandydata czy jego wykształcenia.

Jeżeli kandydat zostanie Twoim pracownikiem, to będziesz mógł nadal przetwarzać jego adres do korespondencji, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej tylko wtedy, gdy pracownik wyrazi na to zgodę na piśmie.

Przetwarzanie innych danych osobowych kandydata lub pracownika uzależnione będzie od jego zgody wyrażonej w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Jednakże w przypadku danych biometrycznych, ich przetwarzanie będzie możliwe tylko w stosunku do pracownika, a nie kandydata do pracy. Sposób gromadzenia danych biometrycznych ma być przy tym określony przez odpowiednie rozporządzenie wykonawcze.

Jednocześnie brak zgody na przetwarzanie innych danych, w tym danych biometrycznych, nie może działać na niekorzyść osoby, która zgody nie chce wyrazić. Nie będziesz mógł odmówić zatrudnienia lub rozwiązać umowy o pracę z powodu niewyrażenia takiej zgody.

Przewidziano również takie dane osobowe, które nie będą mogły być przetwarzane nawet za zgodą kandydata czy pracownika. Chodzi tu o dane ściśle związane ze sferą intymności człowieka. Należą do nich dane o nałogach, stanie zdrowia czy też życiu seksualnym lub orientacji seksualnej.

Gromadzenie innych danych, danych biometrycznych oraz danych związanych ze sferą intymności będzie możliwe wyłącznie, gdy obowiązek ich podania wynika z przepisów lub gdy jest niezbędne do wypełnienia prawnego obowiązku pracodawcy.

Powyższe zmiany zawarto w projekcie ustawy wprowadzającej ustawę o danych osobowych. Projekt ten jest obecnie na etapie opiniowania. Oznacza to jeszcze długą drogę zanim poznamy ostateczne rozwiązania.

AKTUALIZACJA 25.05.2018 r. – zmiany w Kodeksie pracy, które weszły w życie

Zobacz też: Monitoring poczty elektronicznej – implementacja RODO

Nowe zasady przetwarzania danych osobowych pracowników – implementacja RODO

Rozwiązanie umowy przed rozpoczęciem pracy

Znasz to? Twój bardzo dobry pracownik złożył wypowiedzenie, bo znalazł inną ofertę pracy. Zwolni się więc etat, ale dopiero za 3 miesiące – po upływie okresu wypowiedzenia. Chcesz zachować ciągłość pracy, bo to stanowisko jest dla Ciebie ważne.

Przeprowadziłeś więc rekrutację i wybrałeś prawie idealnego kandydata. Może nie ma tyle doświadczenia, co Twój dotychczasowy pracownik, nie ma też tak dobrych kwalifikacji, ale po odpowiednim przeszkoleniu powinien się sprawdzić. Podpisujesz więc z nim umowę o pracę. Data rozpoczęcia pracy przesunięta jest o następne 2 miesiące.

Dotychczasowy pracownik przychodzi do Ciebie i mówi, że jednak chętnie by został. Przywiązał się do Twojej firmy i uważa, że decyzja o odejściu była błędem. Współpracujesz już z nim tyle lat, że nie chcesz, żeby odchodził. Zasadniczo wolisz, żeby to on pracował, a nie nowy pracownik, z którym podpisałeś już umowę o pracę. Co teraz zrobisz?

Umowa o pracę, którą podpisałeś z nowym pracownikiem już obowiązuje, pomimo, że nie rozpoczął on jeszcze formalnie pracy. Wiesz też, że i jemu zależy na tym stanowisku, a więc porozumienie rozwiązujące nie wchodzi raczej w grę. Sytuacja wydaje się więc patowa.

Ale nie do końca tak jest! Masz przecież możliwości wynikające ze stosunku pracy. Możesz więc też rozwiązać umowę tak, jakby pracownik już podjął pracę. W takiej sytuacji możesz więc „normalnie” wypowiedzieć umowę o pracę. Wskazał na to nawet Sąd Najwyższy (II PK 56/07).

Jeżeli pracownik ten nie był u Ciebie wcześniej zatrudniony – okres wypowiedzenia wynosić będzie 2 tygodnie. Nie wypłacasz mu za ten czas wynagrodzenia, bo przecież nie rozpoczął jeszcze pracy. Sytuacja będzie bardziej skomplikowana, jeżeli umowa, którą podpisałeś, była umową o pracę na czas nieokreślony. W takim przypadku będziesz musiał podać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie.

Jeżeli natomiast za późno podjąłeś decyzję o wypowiedzeniu umowy i w okresie wypowiedzenia pracownik powinien już rozpocząć pracę, to masz możliwość zwolnienia go z tego obowiązku. Pamiętaj jednak, że za ten okres będziesz musiał zapłacić mu wynagrodzenie.

Et voila! Możesz nadal kontynuować współpracę ze swoim doświadczonym i wysoko wykwalifikowanym pracownikiem.

Rozwiązanie umowy przed rozpoczęciem pracy

Zmiany w prawie pracy 2018

W tym roku czeka nas kilka zmian w prawie pracy. Przy czym część z nich jest już uchwalona, a część dopiero projektowana. Co więcej, niektóre z założeń projektów możemy poznać jedynie z „przecieków” i nie mamy pewności, jaki będzie ich ostateczny kształt.

Większość nowości staram Ci się przekazywać na bieżąco, stąd też niektóre kwestie zostały już szczegółowo opisane na blogu. Poniżej natomiast znajdziesz natomiast uporządkowane zestawienie zmian.

zmiany w prawie pracy 2018

Zmiany w prawie pracy, które weszły w życie

Zatrudnianie cudzoziemców

Od 1 stycznia wprowadzono nowy typ zezwolenia – zezwolenie na pracę sezonową. Ma ono dotyczyć prac w rolnictwie, ogrodnictwie oraz turystyce. Nie będzie już możliwe powierzenie wskazanych prac na podstawie oświadczenia.

Zmieniły się również zasady dotyczące samych oświadczeń o powierzeniu pracy oraz wzór oświadczenia. Wprowadzono opłatę w wysokości 30 złotych od złożenia oświadczenia. Starosta ma dodatkowo możliwość badania czy oświadczenie nie jest złożone dla pozoru.

Więcej informacji znajdziesz w tym wpisie.

Płaca minimalna

Od 1 stycznia minimalne wynagrodzenie dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 2100 zł brutto (1530 zł netto). Natomiast osoby zatrudnione w oparciu o umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług lub samozatrudnieni nie mogą zarabiać mniej niż 13,70 zł brutto za godzinę.

Więcej informacji znajdziesz w tym wpisie.

Zmiany w prawie pracy, które wejdą w życie

Obniżenie wieku młodocianych pracowników

Od 1 września zmieni się definicja młodocianego w Kodeksie pracy. Możliwe będzie zatrudnianie młodocianych w niższym wieku, tj. po ukończeniu 15 lat, a nie tak jak dotychczas – 16 lat.

E-zwolnienia

Zwolnienia lekarskie w formie papierowej będą mogły być wystawiane wyłącznie do końca czerwca 2018 r. Natomiast od 1 lipca wystawiane będą wyłącznie zwolnienia elektroniczne, które będą trafiały bezpośrednio do ZUS. Następnie ZUS będzie udostępniać zwolnienie pracodawcy poprzez platformę PUE ZUS, najpóźniej w następnym dniu.

zmiany w prawie pracy 2018

Zmiany w ubezpieczeniach społecznych i PIT, które weszły w życie

Wzrost kwoty wolnej

Od 1 stycznia kwota wolna od podatku zostanie podwyższona z kwoty 6.600 zł do 8.000 zł.

Limity zwolnień podatkowych

Od 1 stycznia wzrosły limity zwolnień podatkowych m.in. w przypadku:

  1. świadczeń z ZFŚS (z wyłączeniem bonów) –1.000 zł
  2. świadczeń dla członków rodzin zmarłych pracowników oraz zmarłych emerytów i rencistów – 3.000 zł
  3. świadczenia dla emerytów i rencistów otrzymywane z byłego zakładu pracy – 3.000 zł

Ulga dla krwiodawców

Od 1 stycznia ulga dla krwiodawców wynosi 130 zł i dotyczy krwiodawców, którzy przekazali litr krwi lub litr osocza (zamiast 3 litrów osocza). Wskazana ulga stosowana będzie również do rozliczeń za 2017 r.

Koszty uzyskania dochodów dla twórców

Od 1 stycznia limit pozwalający na stosowanie 50-procentowych kosztów uzyskania przychodów jest podwyższony do kwoty 85.528 zł rocznie. Ograniczono jednak krąg podmiotowy stosowania 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu. Będą z nich mogły skorzystać osoby wymienione w ustawie, np. publicyści, aktorzy czy pisarze. Nie będzie natomiast dotyczył specjalistów IT, inżynierów i projektantów, geodetów, tłumaczy.

Opłacanie składek ZUS

Od 1 stycznia zmianie uległy zasady opłacania składek przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. Zlikwidowany został system, w którym składki ZUS opłacane były trzema oddzielnymi przelewami (ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy). Obecnie należy wykonywać tylko jeden zbiorczy przelew.

W związku z wprowadzeniem jednego przelewu, zmianie uległy również numery rachunków służących do wpłat składek. Obecnie każdemu przedsiębiorcy przydzielone zostało nowe, indywidualne konto w celu dokonania powyższych wpłat.

zmiany w prawie pracy 2018

Projektowane zmiany w prawie pracy

Zakaz handlu w niedzielę – projekt

W niedziele i święta zakazane ma być powierzanie pracy w handlu (również nieodpłatnej pracy) i to zarówno na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, jak i umowy o pracę tymczasową. Podobnie będzie w przypadku powierzenia pracy w handlu 24 grudnia oraz w sobotę bezpośrednio poprzedzającą pierwszy dzień Wielkiej Nocy. Od zakazu tego planuje się jednak długą listę wyjątków. Co więcej, początkowo zakaz ma być ograniczony do wybranych niedziel. Zmiana ma wejść w życie 1 marca 2018 r.

Więcej informacji znajdziesz w tym wpisie.

Świadectwo pracy – projekt prezydencki

Proponuje się wydłużenie terminu do wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy oraz skierowania żądania sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy z 7 do 14 dni.

Dodatkowo pracownik będzie miał możliwość zwrócenia się do sądu pracy o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca nie wykona takiego obowiązku, pracownik będzie mógł wystąpić z żądaniem o wydanie orzeczenia zastępującego świadectwo pracy. Zmiany mają wejść w życie po 30 dniach od ogłoszenia ustawy.

Niedyskryminacja – projekt prezydencki

Dojdzie do zmiany definicji dyskryminacji oraz sformułowanego zakazu dyskryminacji, co w ocenie projektodawcy ma spowodować, że każde nieuzasadnione obiektywnymi przyczynami nierówne traktowanie pracowników będzie uznawane za dyskryminację. Oznacza to, że katalog przesłanek dyskryminacyjnych będzie otwarty, a nie ograniczony wyłącznie do tych wskazanych dotychczasowo w przypisach. Zmiany mają wejść w życie po 30 dniach od ogłoszenia ustawy.

Ochrona innych członków rodziny – projekt prezydencki

Szczególną ochroną przed rozwiązaniem stosunku pracy ma być objęty nie tylko pracownik korzystający z urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego, ale również członkowie jego najbliższej rodziny. Chodzi tutaj o rodziców, ojczyma, macochę, teściów, dziadków i rodzeństwo, którzy przejęli opiekę nad dzieckiem w przypadku zgonu matki, porzucenia dziecka lub powstania niezdolności do samodzielnej egzystencji. Zmiany mają wejść w życie po 30 dniach od ogłoszenia ustawy.

Odszkodowanie za mobbing – projekt prezydencki

Pracownik będzie miał możliwość dochodzenia od pracodawcy odszkodowania za mobbing nie tylko w sytuacji, gdy rozwiązał umowę o pracę ze względu na mobbing, ale również, gdy poniósł konkretną szkodę. Do dochodzenia odszkodowania nie będzie więc konieczne rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika z wskazaniem na mobbing. Zmiany mają wejść w życie po 30 dniach od ogłoszenia ustawy.

Projekt prezydencki znajdziesz tutaj.

Związki zawodowe – projekt

Planuje się, aby członkami związków zawodowych mogli być nie tylko pracownicy, ale wszystkie osoby wykonujące pracę zarobkową, w szczególności osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych oraz samozatrudnieni. Z uwagi na to zmieni się również sposób określania zakładowego charakteru organizacji związkowej.

Jednocześnie planuje się również zmiany w szczególnej ochronie przed zwolnieniem działaczy związkowych. Zarząd zakładowej organizacji związkowej ma mieć wyznaczony ustawowo termin 14 dni na wyrażenie zgody na rozwiązanie umowy ze swoim działaczem. W przypadku braku reakcji związku przyjmować się będzie, że wyraziła ona zgodę. Zmiany mają wejść w życie po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy.

Więcej informacji w zakresie wstępowania do związków „cywilnoprawnych” znajdziesz w tym wpisie. Jeżeli chodzi o szczególną ochronę działaczy – zobacz tutaj.

Ochrona sygnalisty – projekt ustawy o jawności życia publicznego

Aby rozwiązać umowę z sygnalistą, a więc z osobą która współpracowała z wymiarem sprawiedliwości poprzez zgłoszenie informacji o możliwości popełnienia przestępstwa przez podmiot, z którym jest związana umową o pracę lub innym stosunkiem umownym, niezbędne będzie uzyskanie zgody prokuratora. Planowano wejście w życie przepisów na 1 stycznia, jednakże z uwagi na przedłużające się konsultacje społeczne, nowa data wejścia w życie nie jest znana.

Więcej informacji znajdziesz w tym wpisie.

Prace komisji kodyfikacyjnej

Komisja Kodyfikacyjna Prawa Pracy pracuje nad stworzeniem nowego Kodeksu Pracy. Na obecnym etapie prace komisji nie są oficjalne i mogą ulec zmianie. Według nieoficjalnych informacji zmianie mają ulec:

  • Urlopy wypoczynkowe

Według nieoficjalnych danych powstanie możliwość zwiększania lub zmniejszania wymiaru urlopu– od 20 do 30 dni. „Standardowy” urlop nadal miałby przy tym wynosić 26 dni. Dopiero w drodze odpowiedniego postanowienia Układu Zbiorowego Pracy załoga i pracodawca mogliby ustalić zwiększenie bądź zmniejszenie przypadającego w roku wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Po zmianach urlop musiałby być wykorzystany w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Po zmianie pracodawca musiałby udzielić urlopu do końca roku lub ewentualnie do końca marca następnego roku.

  • Praca domowa

Według prac Komisji rozdzieleniu ma ulec telepraca oraz praca domowa. Obecnie pracodawcy rzadko decydują się na telepracę ze względu na liczne obostrzenia oraz warunki, jakie musieliby spełnić. Zmiany mają polegać na zmniejszeniu ilości warunków wykonywania telepracy, zwłaszcza w zakresie obowiązków BHP.

  • Ograniczone premie uznaniowe

Według Komisji uznaniowe składniki wynagrodzenia będą obejmowały wyłącznie określony procent całej wypłaty. Ma to ograniczyć nadużycia w zakresie minimalnego wynagrodzenia.

  • Zleceniobiorcy

Przepisy nowego Kodeksu mają objąć również osoby „wykonujące pracę” na podstawie umów cywilnoprawnych, czyli w praktyce na podstawie umów zlecenia czy umów o świadczenie usług.

Więcej informacji znajdziesz w tym wpisie.