To kolejny wpis związany ze znajdującym się już w Sejmie projektem nowych przepisów o pracy zdalnej. Teraz skupimy się na kwestii, która niewątpliwie najbardziej rozpala wyobraźnię i może być punktem zapalnym. Omówimy sobie kwestie zwrotu kosztów pracy zdalnej.

Oj długo trwały przepychanki co do wprowadzenia zwrotu kosztów dla pracowników wykonujących pracę zdalną. W końcu jednak udało się osiągnąć jakiś konsensus. Spójrzmy jak to wygląda.

Pracodawca ma zwrócić koszty

Przy pracy zdalnej zasady są podobne co przy pracy „normalnej”. To pracodawca ma zapewniać narzędzia i materiały do wykonywania pracy. Z uwagi na to, że miejscem pracy będzie zazwyczaj dom pracownika sprawa się nieco komplikuje. Już wcześniej pojawiły się głosy co do zwiększonego zużycia prądu czy wody podczas pracy zdalnej.

Ostatecznie w projekcie wskazano, że pracodawca ma pokrywać następujące koszty:

  • związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi,
  • energii elektrycznej,
  • niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
  • inne koszty bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został przewidziany w porozumieniu, regulaminie, poleceniu lub porozumieniu indywidualnym.

No właśnie, zwrot kosztów czy ryczałt?

 Pierwsza opcja ponoszenia kosztów to rzeczywisty zwrot, np. według zużycia. Szczerze mówiąc trudno mi sobie wyobrazić, żeby ktoś zdecydował się właśnie na to rozwiązanie. Zwłaszcza w dużych zakładach pracy obliczanie rzeczywistego zużycia wydaje się niemal niemożliwe.

Druga opcja – i ta zdecydowanie będzie przeważać – to ustalenie ryczałtu. Trzecia – to sposób hybrydowy, a więc ponoszenie części kosztów ryczałtem, części według kwot rzeczywistych (np. kosztów serwisu sprzętu).

Co z prądem?

Kluczowe wydaje się określenie właśnie kosztu zużycia energii elektrycznej. Projektodawcy zagwarantowali, że taki zwrot jest obowiązkowy.

Jeżeli chcielibyśmy to liczyć według faktycznego zużycia i zrezygnować z ryczałtu, to konieczne byłoby ustalenie zużycia energii elektrycznej przez każdy sprzęt powierzony pracownikowi osobno (komputer, akcesoria, telefon, drukarka, żarówki – w zależności od pory roku). Dodatkowo musielibyśmy znać wysokość stawki taryfy za e.e. każdego z pracowników pracujących zdalnie. Kolejna zmienna, którą musielibyśmy uwzględnić, to faktyczny czas pracy, przez który urządzenia korzystały z energii elektrycznej. Musicie przyznać, że takie liczenie kosztów nie ma sensu.

Na szczęście możemy ustalić ryczałt, przy uwzględnianiu przeciętnego zużycia. I tak przeciętny laptop zużywa 400 watów na godzinę. Zazwyczaj w miesiącu jest 167 godzin pracy. Mnożymy to i wychodzi nam 66.800 wat, a więc 66,8 kWh. Dalej bierzemy pod uwagę średni koszt taryfy domowej (G11), załóżmy 0,60 zł za kWh. Wychodzi nam, że miesiąc pracy na laptopie kosztować będzie 40 zł.

W podobny sposób liczymy pozostałe narzędzia powierzone pracownikowi, w szczególności koszt oświetlenia (standardowe żarówki o standardowej mocy) czy monitora. Koszt ładowania telefonu jest na tyle marginalny, że można go pominąć.

Zwróć uwagę, że wysokość kosztów (zwłaszcza oświetlenia) może się zmieniać w ciągu roku. Można więc ustalić, że co np. kwartał pracodawca obwieszczeniem (lub porozumieniem z ZZ) będzie ustalał obowiązującą stawkę ryczałtu za zużycie e.e.

Co z internetem?

Jeżeli internet jest potrzebny do wykonywania pracy zdalnej (a w większości przypadków będzie), to mamy zasadniczo dwie opcje. Pierwsza to udostępnić pracownikowi internet mobliny. W takim przypadku zwrot kosztów w ogóle odpada, bo to my go ponosimy.

Druga opcja to skorzystanie z internetu, który pracownik już ma (jeżeli go nie ma – patrz akapit wyżej). Internet domowy pracownika nie będzie jednak w całości wykorzystywany na potrzeby służbowe, więc musimy obliczyć w jakim zakresie zwrot kosztów jest należny. Jeżeli chcemy to robić metodą zwrotu kosztów rzeczywistych to musimy wiedzieć jaką stawkę ma pracownik, a następnie policzyć to względem rzeczywistego czasu pracy w miesiącu.

Jeżeli chcemy to rozliczyć ryczałtem, to przyjmujemy średnią stawkę za dostęp do internetu o przeciętnej prędkości w danym regionie. W województwie kujawsko-pomorskim 300 Mb/s dostaniemy za średnio 60 zł. Czas pracy to ok. 25% czasu w miesiącu, a więc ryczałt obejmować może 15 zł.

Co z fotelem i biurkiem?

W przypadku dodatkowych kosztów, w tym doposażenia stanowiska pracy, nie ma obowiązku ich zwrotu. Można go jednak wprowadzić w porozumieniu, regulaminie czy poleceniu pracy zdalnej. W takim przypadku zasadniczo sami określamy na jakich zasadach przewidujemy zwrot.

Może to być np. jednorazowy ryczałt czy też ryczałt przypadający co jakiś okres. Możemy również wprowadzić górne widełki – za to co powyżej płaci pracownik. Jeżeli jednak poniesie niższy koszt, to taki mu zwracamy. Wprowadzamy też obowiązek przedstawienia rachunku czy faktury, żeby nie stwarzać pola do nadużyć.

Jeżeli natomiast zastanawiasz się jak wprowadzić zasady pracy zdalnej w zakładzie pracy, to zobacz to:

Praca zdalna – jak to zrobić?

 

Już niedługo doczekamy się regulacji pracy zdalnej na stałe w Kodeksie pracy. Projekt w tym zakresie już czeka Sejmie. Co istotne, duża część zasad wykonywania pracy w ten sposób będzie regulowana wewnętrznie w zakładzie pracy.

Spójrzmy więc na to co musisz zrobić, żeby praca zdalna mogła funkcjonować w Twoim zakładzie pracy.

Jeżeli działają u Ciebie związki zawodowe

W przypadku pracodawców, u których działają organizacje związkowe ustalenie zasad wykonywania pracy zdalnej będzie wymagało zawarcia z nimi porozumienia. Prawdopodobnie kością niezgody mogą okazać się w szczególności kwoty ryczałtów wypłacanych pracownikom związanych z pracą zdalną. O tym jak racjonalnie określić wysokość tych kosztów będę jeszcze pisać.

Jeżeli działa u Ciebie tylko jeden związek zawodowy, to porozumienie będzie musiało być zawarte właśnie z tym związkiem. Jeżeli kilka – porozumienie powinno być zawarte z nimi wszystkimi. W grę wchodzi również konieczność przedstawienia wspólnego stanowiska związków (art. 30 ust. 1 ustawy związkowej).

W przypadku, w którym związki nie będą mogły dogadać się miedzy sobą lub też nie wszystkie z nich zgodzą się na przyjęte rozwiązania, porozumienie może być zawarte z organizacjami reprezentatywnymi.  Każda z nich musi zrzeszać co najmniej 5% pracowników. W takim przypadku mniejsze związki będą mogły być pominięte.

Jeżeli jednak nie uda się dojść do jakiegoś konsensu z organizacjami związkowymi, to droga do wprowadzenia pracy zdalnej się wcale nie zamyka.

Jeżeli nie działają u Ciebie związki zawodowe lub jeżeli nie można się z nimi porozumieć

Druga opcja to wprowadzenie jednostronnie przez pracodawcę pracy zdalnej poprzez uregulowanie jej zasad w regulaminie pracy zdalnej. To będzie możliwe w sytuacji, w której nie działają u Ciebie związki. W takim przypadku musisz jednak przeprowadzić konsultacje z przedstawicielami pracowników. Konsultacje oznaczają jednak, że nie masz obowiązku uwzględniania zaproponowanych przez nich zmian.

Jeżeli działają u Ciebie związki, ale nie udało się Wam dogadać, to również w grę wchodzi wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej jednostronnie. Będziesz mieć do tego prawo po upływie 30 dni od dnia, w którym przedstawiłeś związkom swoją propozycję porozumienia. W tym przypadku zasadniczo powinieneś uwzględnić wcześniejsze ustalenia ze związkami.  Nie mają one jednak charakteru wiążącego.

Inna droga

Nawet brak porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej nie oznacza, że nie może ona być wykonywana. Możliwe jest bowiem uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej w drodze porozumienia indywidualnego pomiędzy Tobą a Twoim pracownikiem.

Każda ze stron może wystąpić z takim wnioskiem. Tutaj jest jednak haczyk, bo wniosek szczególnej kategorii pracowników będziesz musiał uwzględnić. Chodzi o: pracownice w ciąży, pracowników opiekujących się dzieckiem do 4 roku życia, pracowników opiekujących się niepełnosprawnymi dziećmi lub innymi osobami bliskimi czy też pracowników – rodziców dzieci o specjalnych potrzebach.

Jeżeli taki pracownik złoży wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, to będziesz mógł odmówić wyłącznie w szczególnych przypadkach. Odmowa jest możliwa jeżeli wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy i jej rodzaj. Trudno wyobrazić sobie pracę zdalną w przypadku np. kierowcy autobusu czy operatora maszyn przemysłowych. Ewentualna odmowę musisz przekazać pracownikowi na piśmie – masz na to 7 dni roboczych.

Co ważne, jeżeli zawrzesz porozumienie indywidualnego zasady pracy zdalnej powinny być obowiązkowo w nim uregulowane (np. w formie załącznika). Treść będzie zasadniczo podobna do tego co znajdzie się w regulaminie czy w porozumieniu.

W przypadku nadzwyczajnych okoliczności

Dodatkowa możliwość to polecenie przez Ciebie pracownikowi wykonywania pracy zdalnej. Jest to możliwe jednak w bardzo ograniczonym zakresie i odnosi się wyłącznie do sytuacji nadzwyczajnych. Mowa tutaj o sytuacjach, w których obowiązywać będzie stan nadzwyczajny (wojenny, klęski żywiołowej, wyjątkowy) lub stan epidemii czy zagrożenia epidemicznego + 3 miesiące po ich odwołaniu. Będziesz mógł z tego korzystać np. w sytuacji, w której zostanie ogłoszony stan klęski żywiołowej w związku z powodzią na obszarze, w którym znajduje się zakład pracy.

Kolejna opcja to wystąpienie zdarzenia o charakterze siły wyższej, która uniemożliwia zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy. Jeżeli więc dojdzie do uszkodzenia budynku zakładu pracy, np. na skutek huraganu, to będzie możliwe polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Zanim jednak wydasz takie polecenie, to musisz poprosić pracownika o złożenie oświadczenia (elektronicznie lub papierowo), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy.

Jeżeli interesują Cię dodatkowe aspekty pracy zdalnej, to wpadaj na bloga. Zamierzam poświęcić temu tematowi kilka wpisów. W przypadku, w którym jakiś aspekt jest dla Ciebie szczególnie interesujący – daj proszę znać w komentarzu lub PM 😊

W związku z obecną sytuacją geopolityczną i nieuzasadnioną agresją Rosji skierowaną wobec Ukrainy mamy do czynienia z zakrojoną na szeroką skalę pomocą naszych obywateli. Zjednoczyliśmy się w pomaganiu – czy to poprzez wsparcie finansowe, oferowanie miejsca we własnych mieszkaniach czy zbierania rzeczy, które będą niezbędne uchodźcom z Ukrainy.

Duża część osób, w tym pracowników, zaangażowana jest też osobiście w działania – w ramach pomocy uchodźcom bezpośrednio przy granicy polsko-ukraińskiej czy też wolontariatu w ramach punktów informacyjnych dla uchodźców z Ukrainy, przewozu i pomocy w zakwaterowaniu osób, przewozu rzeczy ze zbiórek, pomocy w punktach recepcyjnych. Te wszystkie czynności wymagają jednak czasu i to nierzadko tego, który w normalnych okolicznościach byłby poświęcony na pracę.

Niestety nie mamy regulacji, które w sposób szczegółowy wprowadzałyby jakieś rozwiązania w tym zakresie (np. w ramach ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariatu). Z pierwszej ręki wiem jednak, że pracownicy zgłaszają się jednak do swoich pracodawców o udzielenie w jakikolwiek sposób wolnego, aby mogli pomagać ukraińskim uchodźcom. To co możesz zrobić jako pracodawca:

1) udzielić urlopu bezpłatnego – ale wtedy pracownik nie otrzyma wynagrodzenia,

2) udzielić urlopu wypoczynkowego – ale zmniejszy to wymiar urlopu pracownika służącego mu do faktycznego wypoczynku,

3) zwolnić z obowiązku świadczenia pracy osoby powołanych do pełnienia służby w obronie cywilnej – to jednak jest możliwe w sytuacji, w której organ obrony cywilnej wyda decyzję w tym zakresie o powołaniu pracownika do odbycia służby w obronie cywilnej.

Wolontariat pracowniczy

Możliwe jest zastosowanie jeszcze jednej opcji, nieuregulowanej w przepisach. Chodzi o wolontariat pracowniczy. Wolontariat pracowniczy jest już nierzadko stosowany w praktyce u pracodawców prywatnych w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR).

Jako pracodawca możesz np. wydać zarządzenie zachęcające do dobrowolnego angażowania się pracowników w działalność społeczną, w szczególności w pomoc humanitarną w związku z wojną w Ukrainie poprzez np. przyznanie pracownikom dodatkowych dni urlopu wypoczynkowego, który nie będzie pomniejszał rocznego wymiaru urlopu (oczywiście z zachowaniem prawa do wynagrodzenia urlopowego). Samodzielnie możesz określić ilość tych dodatkowych dni „na wolontariat”. Do przyznania dodatkowych dni urlopu na wolontariat może dojść np. w drodze Twojego zarządzenia obowiązującego na czas określony.

Z uwagi na szczególną sytuację na granicy polsko-ukraińskiej procedury powinny być maksymalnie uproszczone. W związku z tym powinieneś rozważyć umożliwienie składania wniosków o udzielenie urlopu na wolontariat w formie e-mailowej. Jednocześnie w celu uniknięcia nieuprawnionego nadużywania tego prawa, pracownik przed lub po zakończeniu urlopu na wolontariat powinien udokumentować (nawet w sposób niesformalizowany) realizowanie czynności w ramach wolontariatu we wskazanym okresie.

Możesz także udostępnić pomieszczenia dla potrzeb realizacji zbiórki niezbędnych rzeczy dla uchodźców, np. w ramach już istniejących zbiórek, które będą realizowane przez Twoich pracowników w czasie pracy. Jeżeli posiadasz pojazdy służbowe, a do tego zatrudniasz kierowców – możesz umożliwić im wykorzystanie tych pojazdów do przewozu w czasie pracy rodzin z Ukrainy do miejsc ich tymczasowego zamieszkania.

Jeżeli potrzebujesz nieodpłatnej pomocy z wprowadzeniem tych lub podobnych rozwiązań – daj proszę znać wysyłając wiadomość TUTAJ.

Na dworze (lub na polu w niektórych regionach) coraz zimniej. Tymczasem w dużych zakładach pracy robi się gorąco. Wszystko to z uwagi na zbliżające się wielkimi krokami przepisy o ochronie sygnalistów.

Nie minęło nawet pół roku, odkąd opowiadałam Ci o unijnej dyrektywie dotyczącej ochrony sygnalistów. Dla przypomnienia zerknij TUTAJ. Plan dla każdego Państwa członkowskiego polegał na tym, aby odpowiednie przepisy implementujące wprowadzić do 17 grudnia 2021 r. Nasz ustawodawca długo kazał nam czekać na odkrycie rąbka tajemnicy w tym zakresie. Od jakiegoś czasu już mamy i wiemy, jak brzmi polski projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia.

Możemy przypuszczać, że polska ustawa o ochronie sygnalistów będzie wyglądała mniej więcej tak, jak przygotowany projekt. Jeżeli chodzi o wejście w życie, to ma to nastąpić już w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia. To może nie wystarczyć, jeżeli do pracy nad wdrożeniem weźmiemy się już po ogłoszeniu ustawy. Zwłaszcza biorąc pod uwagę m.in. konieczność przeprowadzenia konsultacji związkowych przyszłego Regulaminu zgłoszeń.

Jeżeli więc zatrudniasz powyżej 250 osób mam dla Ciebie wcześniejszy prezent gwiazdkowy. Przygotowaliśmy bowiem poradnik, który zawiera niezbędne minimum wiedzy co do tego co i jak musisz zrobić. Poradnik znajdziesz TUTAJ lub na belce po prawej stronie (jeżeli czytasz to na komputerze) —>

Temat kas zainteresował mnie z dwóch powodów. Po pierwsze pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe działają w wielu przedsiębiorstwach, które są naszymi klientami.

Czasami wyjaśnialiśmy pewne kwestie prawne. Po drugie zaś 20 lat temu jako związkowiec miałem z nimi do czynienia (i nawet byłem członkiem PKZP). Co takiego zmieni się w kasach od października? Korzystając z urlopu mec. Agaty Kicińskiej w jej blogu napisałem kilka uwag o „nowych” kasach.  

Pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe

PKZP (dość ładny skrót) istnieją w Polsce już od lat, a ich tradycje wywodzą się z idei samopomocy pracowniczej, która zaczęła się kształtować jakieś 100 lat temu (a może i wcześniej). Spełniają one pożyteczna rolę, pomagając pracownikom i ich rodzinom, udzielając pożyczek i zapomóg.

Mimo jednak pięknej tradycji czy ważnych funkcji podstawa prawna działania tych kas nie jest jakaś imponująca. Ot, jeden krótki przepis ustawy o związkach zawodowych oraz rozporządzenie z 1992 r. (to samo, które dotyczy SKOK-ów). I właśnie ustawodawca uznał, że to za mało.

Kasy zapomogowo-pożyczkowe w ustawie

Wobec tego, że sprawa dotyczy obywateli i ich pieniędzy oraz wobec tego, że z tematyką związkową łączy się jedynie pośrednio ustawodawca uznał, że kasom należy się osobna ustawa. I taka ustawa została uchwalona.

11 sierpnia 2021 r. „urodziła się” ustawa o kasach zapomogowo-pożyczkowych (tutaj jest link do ustawy). Wejdzie w życie 11 października 2021 r. Teraz KASY mają swoją ustawę i mogą być dumne jak paw (stąd zdjęcie tytułowe). Może dzięki temu staną się popularniejsze?

Kasy zapomogowo-pożyczkowe – co nowego

Ustawa w swojej zasadniczej części powtarza rozporządzenie z 1992 r., dlatego wskażę tylko na istotne różnice i nowości, ale nie ma ich wcale jakoś szczególnie dużo:

  1. nazwa – po nowelizacji będą to kasy zapomogowo-pożyczkowe, a nie pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe. Czyli KZP a nie PKZP;
  2. nadzór – utrzymano zasadę, że nadzór nad działalnością kasy mają związki zawodowe, a dokładnie rzecz biorąc zakładowa organizacje związkowe. W razie ich braku przyznano to uprawnienie radze pracowników ewentualnie reprezentacji pracowników wyłonionej w trybie zwyczajowym;
  3. udzielanie pożyczek i zapomóg – tutaj dodano sporo rozwiązań technicznych czy uzupełniających regulacje rozporządzenia (takich jak forma umowy, obowiązek poręczenia niektórych pożyczek, spłata wyłącznie na rachunek KZP);
  4. organy – wyraźnie i licznie określono kompetencje organów kasy oraz zezwolono im na zdalne obrady;
  5. pieczęć – do tej pory była obowiązkowa (to pewnie pozostałość po okresie gdy pieczęcie miały moc magiczną); teraz wystarczy oznaczenie,
  6. likwidacja – doprecyzowano okoliczności i tryb postępowania w razie likwidacji kasy.

Dotychczasowe kasy zapomogowo-pożyczkowe

W październiku PKZP staną się KZP czyli ma być pełna kontynuacja działalności, członkostwa oraz wpisowego i wkładów. Kadencja organów trwa do jej końca ustalonego w  „starej” kasie. Jednak na władzach kas spoczywają dwa obowiązki:

  1. w ciągu 18 miesięcy zarząd KZP zobowiązany będzie do zmiany danych w REGON (czyli zapewne nazwy);
  2. w ciągu 18 miesięcy KZP musi dostosować swój statut do nowej ustawy. Pracodawcy mogą oczywiście pomóc w tym zakresie.

Ochrona zapomóg

A przy okazji zmieniono kpc i spod egzekucji wyłączono zapomogi udzielone na podstawie nowej ustawy. To kolejne ograniczenie egzekucji, o czym jednak piszę w innym blogu.

Jako osoba zaangażowana w działalność społeczną kibicuję wszelkim formom rozwoju ludzkiej solidarności. Oby tym razem się udało.

Zdjęcie tytułowe wykonałem w pięknym pałacu Czartoryskich w Puławach.

1 2 3 54 Strona 1 z 54