To kolejny wpis związany ze znajdującym się już w Sejmie projektem nowych przepisów o pracy zdalnej. Teraz skupimy się na kwestii, która niewątpliwie najbardziej rozpala wyobraźnię i może być punktem zapalnym. Omówimy sobie kwestie zwrotu kosztów pracy zdalnej.

Oj długo trwały przepychanki co do wprowadzenia zwrotu kosztów dla pracowników wykonujących pracę zdalną. W końcu jednak udało się osiągnąć jakiś konsensus. Spójrzmy jak to wygląda.

Pracodawca ma zwrócić koszty

Przy pracy zdalnej zasady są podobne co przy pracy „normalnej”. To pracodawca ma zapewniać narzędzia i materiały do wykonywania pracy. Z uwagi na to, że miejscem pracy będzie zazwyczaj dom pracownika sprawa się nieco komplikuje. Już wcześniej pojawiły się głosy co do zwiększonego zużycia prądu czy wody podczas pracy zdalnej.

Ostatecznie w projekcie wskazano, że pracodawca ma pokrywać następujące koszty:

• związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi,
• energii elektrycznej,
• niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
• inne koszty bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został przewidziany w porozumieniu, regulaminie, poleceniu lub porozumieniu indywidualnym.

No właśnie, zwrot kosztów czy ryczałt?

 Pierwsza opcja ponoszenia kosztów to rzeczywisty zwrot, np. według zużycia. Szczerze mówiąc trudno mi sobie wyobrazić, żeby ktoś zdecydował się właśnie na to rozwiązanie. Zwłaszcza w dużych zakładach pracy obliczanie rzeczywistego zużycia wydaje się niemal niemożliwe.

Druga opcja – i ta zdecydowanie będzie przeważać – to ustalenie ryczałtu. Trzecia – to sposób hybrydowy, a więc ponoszenie części kosztów ryczałtem, części według kwot rzeczywistych (np. kosztów serwisu sprzętu).

Co z prądem?

Kluczowe wydaje się określenie właśnie kosztu zużycia energii elektrycznej. Projektodawcy zagwarantowali, że taki zwrot jest obowiązkowy.

Jeżeli chcielibyśmy to liczyć według faktycznego zużycia i zrezygnować z ryczałtu, to konieczne byłoby ustalenie zużycia energii elektrycznej przez każdy sprzęt powierzony pracownikowi osobno (komputer, akcesoria, telefon, drukarka, żarówki – w zależności od pory roku). Dodatkowo musielibyśmy znać wysokość stawki taryfy za e.e. każdego z pracowników pracujących zdalnie. Kolejna zmienna, którą musielibyśmy uwzględnić, to faktyczny czas pracy, przez który urządzenia korzystały z energii elektrycznej. Musicie przyznać, że takie liczenie kosztów nie ma sensu.

Na szczęście możemy ustalić ryczałt, przy uwzględnianiu przeciętnego zużycia. I tak przeciętny laptop zużywa 400 watów na godzinę. Zazwyczaj w miesiącu jest 167 godzin pracy. Mnożymy to i wychodzi nam 66.800 wat, a więc 66,8 kWh. Dalej bierzemy pod uwagę średni koszt taryfy domowej (G11), załóżmy 0,60 zł za kWh. Wychodzi nam, że miesiąc pracy na laptopie kosztować będzie 40 zł.

W podobny sposób liczymy pozostałe narzędzia powierzone pracownikowi, w szczególności koszt oświetlenia (standardowe żarówki o standardowej mocy) czy monitora. Koszt ładowania telefonu jest na tyle marginalny, że można go pominąć.

Zwróć uwagę, że wysokość kosztów (zwłaszcza oświetlenia) może się zmieniać w ciągu roku. Można więc ustalić, że co np. kwartał pracodawca obwieszczeniem (lub porozumieniem z ZZ) będzie ustalał obowiązującą stawkę ryczałtu za zużycie e.e.

Co z internetem?

Jeżeli internet jest potrzebny do wykonywania pracy zdalnej (a w większości przypadków będzie), to mamy zasadniczo dwie opcje. Pierwsza to udostępnić pracownikowi internet mobliny. W takim przypadku zwrot kosztów w ogóle odpada, bo to my go ponosimy.

Druga opcja to skorzystanie z internetu, który pracownik już ma (jeżeli go nie ma – patrz akapit wyżej). Internet domowy pracownika nie będzie jednak w całości wykorzystywany na potrzeby służbowe, więc musimy obliczyć w jakim zakresie zwrot kosztów jest należny. Jeżeli chcemy to robić metodą zwrotu kosztów rzeczywistych to musimy wiedzieć jaką stawkę ma pracownik, a następnie policzyć to względem rzeczywistego czasu pracy w miesiącu.

Jeżeli chcemy to rozliczyć ryczałtem, to przyjmujemy średnią stawkę za dostęp do internetu o przeciętnej prędkości w danym regionie. W województwie kujawsko-pomorskim 300 Mb/s dostaniemy za średnio 60 zł. Czas pracy to ok. 25% czasu w miesiącu, a więc ryczałt obejmować może 15 zł.

Co z fotelem i biurkiem?

W przypadku dodatkowych kosztów, w tym doposażenia stanowiska pracy, nie ma obowiązku ich zwrotu. Można go jednak wprowadzić w porozumieniu, regulaminie czy poleceniu pracy zdalnej. W takim przypadku zasadniczo sami określamy na jakich zasadach przewidujemy zwrot.

Może to być np. jednorazowy ryczałt czy też ryczałt przypadający co jakiś okres. Możemy również wprowadzić górne widełki – za to co powyżej płaci pracownik. Jeżeli jednak poniesie niższy koszt, to taki mu zwracamy. Wprowadzamy też obowiązek przedstawienia rachunku czy faktury, żeby nie stwarzać pola do nadużyć.

Jeżeli natomiast zastanawiasz się jak wprowadzić zasady pracy zdalnej w zakładzie pracy, to zobacz to:

Praca zdalna – jak to zrobić?

Już niedługo doczekamy się regulacji pracy zdalnej na stałe w Kodeksie pracy. Projekt w tym zakresie już czeka Sejmie. Co istotne, duża część zasad wykonywania pracy w ten sposób będzie regulowana wewnętrznie w zakładzie pracy.

Spójrzmy więc na to co musisz zrobić, żeby praca zdalna mogła funkcjonować w Twoim zakładzie pracy.

Jeżeli działają u Ciebie związki zawodowe

W przypadku pracodawców, u których działają organizacje związkowe ustalenie zasad wykonywania pracy zdalnej będzie wymagało zawarcia z nimi porozumienia. Prawdopodobnie kością niezgody mogą okazać się w szczególności kwoty ryczałtów wypłacanych pracownikom związanych z pracą zdalną. O tym jak racjonalnie określić wysokość tych kosztów będę jeszcze pisać.

Jeżeli działa u Ciebie tylko jeden związek zawodowy, to porozumienie będzie musiało być zawarte właśnie z tym związkiem. Jeżeli kilka – porozumienie powinno być zawarte z nimi wszystkimi. W grę wchodzi również konieczność przedstawienia wspólnego stanowiska związków (art. 30 ust. 1 ustawy związkowej).

W przypadku, w którym związki nie będą mogły dogadać się miedzy sobą lub też nie wszystkie z nich zgodzą się na przyjęte rozwiązania, porozumienie może być zawarte z organizacjami reprezentatywnymi.  Każda z nich musi zrzeszać co najmniej 5% pracowników. W takim przypadku mniejsze związki będą mogły być pominięte.

Jeżeli jednak nie uda się dojść do jakiegoś konsensu z organizacjami związkowymi, to droga do wprowadzenia pracy zdalnej się wcale nie zamyka.

Jeżeli nie działają u Ciebie związki zawodowe lub jeżeli nie można się z nimi porozumieć

Druga opcja to wprowadzenie jednostronnie przez pracodawcę pracy zdalnej poprzez uregulowanie jej zasad w regulaminie pracy zdalnej. To będzie możliwe w sytuacji, w której nie działają u Ciebie związki. W takim przypadku musisz jednak przeprowadzić konsultacje z przedstawicielami pracowników. Konsultacje oznaczają jednak, że nie masz obowiązku uwzględniania zaproponowanych przez nich zmian.

Jeżeli działają u Ciebie związki, ale nie udało się Wam dogadać, to również w grę wchodzi wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej jednostronnie. Będziesz mieć do tego prawo po upływie 30 dni od dnia, w którym przedstawiłeś związkom swoją propozycję porozumienia. W tym przypadku zasadniczo powinieneś uwzględnić wcześniejsze ustalenia ze związkami.  Nie mają one jednak charakteru wiążącego.

Inna droga

Nawet brak porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej nie oznacza, że nie może ona być wykonywana. Możliwe jest bowiem uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej w drodze porozumienia indywidualnego pomiędzy Tobą a Twoim pracownikiem.

Każda ze stron może wystąpić z takim wnioskiem. Tutaj jest jednak haczyk, bo wniosek szczególnej kategorii pracowników będziesz musiał uwzględnić. Chodzi o: pracownice w ciąży, pracowników opiekujących się dzieckiem do 4 roku życia, pracowników opiekujących się niepełnosprawnymi dziećmi lub innymi osobami bliskimi czy też pracowników – rodziców dzieci o specjalnych potrzebach.

Jeżeli taki pracownik złoży wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, to będziesz mógł odmówić wyłącznie w szczególnych przypadkach. Odmowa jest możliwa jeżeli wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy i jej rodzaj. Trudno wyobrazić sobie pracę zdalną w przypadku np. kierowcy autobusu czy operatora maszyn przemysłowych. Ewentualna odmowę musisz przekazać pracownikowi na piśmie – masz na to 7 dni roboczych.

Co ważne, jeżeli zawrzesz porozumienie indywidualnego zasady pracy zdalnej powinny być obowiązkowo w nim uregulowane (np. w formie załącznika). Treść będzie zasadniczo podobna do tego co znajdzie się w regulaminie czy w porozumieniu.

W przypadku nadzwyczajnych okoliczności

Dodatkowa możliwość to polecenie przez Ciebie pracownikowi wykonywania pracy zdalnej. Jest to możliwe jednak w bardzo ograniczonym zakresie i odnosi się wyłącznie do sytuacji nadzwyczajnych. Mowa tutaj o sytuacjach, w których obowiązywać będzie stan nadzwyczajny (wojenny, klęski żywiołowej, wyjątkowy) lub stan epidemii czy zagrożenia epidemicznego + 3 miesiące po ich odwołaniu. Będziesz mógł z tego korzystać np. w sytuacji, w której zostanie ogłoszony stan klęski żywiołowej w związku z powodzią na obszarze, w którym znajduje się zakład pracy.

Kolejna opcja to wystąpienie zdarzenia o charakterze siły wyższej, która uniemożliwia zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy. Jeżeli więc dojdzie do uszkodzenia budynku zakładu pracy, np. na skutek huraganu, to będzie możliwe polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Zanim jednak wydasz takie polecenie, to musisz poprosić pracownika o złożenie oświadczenia (elektronicznie lub papierowo), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy.

Jeżeli interesują Cię dodatkowe aspekty pracy zdalnej, to wpadaj na bloga. Zamierzam poświęcić temu tematowi kilka wpisów. W przypadku, w którym jakiś aspekt jest dla Ciebie szczególnie interesujący – daj proszę znać w komentarzu lub PM 😊