Podróż służbowa czy oddelegowanie. Co wybrać?

Być może miałeś już taką potrzebę, żeby Twój pracownik przez jakiś okres czasu świadczył pracę w innym miejscu, niż wynikające z jego umowy o pracę. Dla takich celów możliwe jest wybranie jednego z dwóch rozwiązań – możesz albo polecić mu odbycie podróży służbowej albo zastosować instytucję oddelegowania. Co więcej, wybór którejś ze wskazanych opcji będzie się łączył z zarówno z wadami, jak i zaletami każdego z rozwiązań. Warto więc zatem abyś przeanalizował, która z nich sprawdzi się bardziej w Twoim przypadku.

Zacznijmy od podróży służbowej, o której stanowi art. 775 k.p. Jest to podróż wykonywana na polecenie pracodawcy, która ma na celu realizacje zadania poza miejscowością, w której pracodawca ma siedzibę bądź która jest stałym miejscem pracy pracownika. W takim przypadku pracownik jedynie incydentalnie i tymczasowo wykonuje powierzone zadania poza swoim miejscem pracy. W jej trakcie co prawda stosunek pracy nie ulega żadnym zmianom, ale pracownikowi przysługują dodatkowe uprawnienia.

Przede wszystkim, pracodawca musi pokryć koszty związane w podróżą służbową. Składają się na to koszty transportu (przejazdów i dojazdów), noclegu oraz diet. Warunki wypłacania należności za podróże służbowe powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Nie mogą być one gorsze od tych, które zostały określone na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W odniesieniu do podróży krajowej wysokość diety określonej rozporządzeniem wynosi obecnie – co do zasady – 30 zł za dobę. Jest ona jednak uzależniona od dodatkowych czynników, na przykład zapewnienia wyżywienia przez pracodawcę. Ponadto, nawet jeżeli nie wprowadzono żadnych regulacji w tym zakresie, obowiązywać będą stawki wskazane w rozporządzeniu.

Oddelegowanie jest natomiast możliwe na podstawie przepisu art. 42 § 4 k.p. Pracodawca może powierzyć pracownikowi inną pracę, niż ustaloną w umowie o pracę, w szczególności może zmienić miejsce świadczenia pracy. W tym przypadku przeniesienie jest ograniczone czasowo i nie może przekraczać 3 miesięcy w roku kalendarzowym. Dodatkowo nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia pracownika, a polecona praca musi odpowiadać jego kwalifikacjom.

Barierą dla zastosowania tego rozwiązania, jest również wymóg uzasadnionych potrzeby pracodawcy, który w razie sporów jest interpretowany dosyć wąsko. Spójrzmy jednak na zalety – w takim przypadku nie musisz opłacać żadnych kosztów związanych z transportem oraz dietą dla pracowników (bardzo często pracodawcy wypłacają jednak w takiej sytuacji dodatkowe świadczenia, np. dodatek za rozłąkę). Zmiana umowy o pracę nie jest wymagana.

Oddelegowanie jest też czasem rozumiane jako zmiana miejsca pracy poprzez zmianę samej umowy o pracę – na podstawie wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia stron w drodze aneksu.

Co do zasady więc – krótki okres wykonywania pracy poza stałym miejscem jej świadczenia zostanie uznany za podróż służbową, natomiast dłuższy okres bądź zmiana umowy w tym zakresie – oddelegowanie.

Z zagadnieniem takim wiąże się również kwestia podatku dochodowego i składek ZUS. W przypadku podróży służbowej zwolnione od podatku i obowiązku zapłaty składki ubezpieczeniowej są diety i inne należności wynikające z takiej podróży do wysokości stawek określonym w rozporządzeniu. Takiemu zwolnieniu nie będą jednak podlegać świadczenia wypłacone pracownikowi w związku z oddelegowaniem, takie jak dodatek za rozłąkę, dodatek relokacyjny, diety czy koszty przejazdów. Zdarza się, że organy skarbowe i sądy podważają fakt odbywania podróży służbowej – a co za tym idzie zwolnienia od obciążeń publicznoprawnych – powołując się na okoliczność, że było to w istocie oddelegowanie. Przy takiej ocenie bierze się pod uwagę zwłaszcza okres pracy poza stałym miejscem jej wykonywania czy fakt zmiany bądź nie umowy o pracę.

20150415_180723_1

4 thoughts on “Podróż służbowa czy oddelegowanie. Co wybrać?

  1. Witam Panie Karolu
    cieszę się, że tu trafiłam – bardzo ciekawy blog 🙂
    Szukam możliwości czasowego przeniesienia pracownika – nastąpi zmiana miejsca świadczenia pracy – oddelegowanie nie wchodzi w grę, bo zgodnie z orzecznictwem ‚powierzenie pracownikowi innej pracy’ (art. 42 par. 4) nie dotyczy ‚zmiany miejsca pracy’ tylko ‚rodzaju pracy’.
    Czy Pana zdaniem zostaje tylko porozumienie/wypowiedzenie zmieniające??

    1. Ania, niedopuszczalność zmiany miejsca pracy na podstawie przepisu art. 42 §4 k.p. nie jest już dzisiaj taka oczywista. Warto zwrócić uwagę na to, że początkowo art. 42 § 4 k.p. był interpretowany bardzo restrykcyjnie i od wyroku Sądu Najwyższego z 18.05.1964 r. uważano, że zmiana miejsca pracy, na tej podstawie nie jest możliwa. Natomiast później judykatura zaczęła nieco łagodzić swoje poglądy, zwłaszcza uwzględniając zasadniczą zmianę sytuacji gospodarczej i rynku pracy od lat 60.
      Do zmiany rozumienia tego przepisu zaczęło więc dochodzić w latach 90., kiedy Sąd Najwyższy wydał wyrok z 16.02.1995 r., z którego pośrednio wyprowadza się właśnie dopuszczalność zmiany miejsca pracy na podstawie tego przepisu.
      Ostatnio dopuszcza się więc możliwość zastosowania właśnie tej instytucji dla przejściowego dokonania zmiany miejsca świadczenia pracy, o ile zachowane zostaną pozostałe przesłanki kodeksowe – a więc obiektywnie uzasadnione potrzeby pracodawcy. Wszystko zależeć będzie jednak od okoliczności konkretnej sprawy. Możliwe jest więc, że również w Twoim przypadku rozwiązanie takie będzie dopuszczalne.
      Możliwe jest jednak również polecenie podróży służbowej, o czym mowa we wpisie, skoro ma to być jedynie czasowe przeniesienie.

  2. Witam!
    Mam taki problem .Zostałam wysłana na szkolenie ,które ma trwać ok 2 tygodni ,za zgoda przełożonego mogę dojeżdżać swoim samochodem ok.80 km w jedno stronę,soboty niedziele mam wolne,pracuje po 8 godzin .Co zrobić żeby dostać zwrot kosztów,co muszę wypełnić i w jakim terminie.

  3. Właśnie ja mam problem, pracownik jest oddelegowany do innego oddziału już 10 lat, z tego tytułu otrzymuje tzw rozłąkę i płacimy fakturę za hotel. Moje pytanie, czy zgodnie z prawem w tym wypadku rozłąka i hotel jest zwolniony z obciążeń cywilnoprawnych?
    II FSK 2387/12 – Wyrok NSA Data orzeczenia
    2014-10-02 orzeczenie prawomocne
    Data wpływu
    2012-09-06 Sąd
    Naczelny Sąd Administracyjny Sędziowie
    Bogusław Woźniak /sprawozdawca/ Sławomir Presnarowicz /przewodniczący/ Tomasz Zborzyński Symbol z opisem
    6112 Podatek dochodowy od osób fizycznych, w tym zryczałtowane formy opodatkowania 6560 Hasła tematyczne
    Podatek dochodowy od osób fizycznych Sygn. powiązane
    III SA/Wa 2629/11 – Wyrok WSA w Warszawie z 2012-06-18 Skarżony organ
    Minister Finansów Treść wyniku
    Oddalono skargę kasacyjną Powołane przepisy
    Dz.U. 1991 nr 80 poz 350 art. 12 ust. 1 Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *