Nowe zasady przetwarzania danych osobowych pracowników – implementacja RODO
O przygotowanie dzisiejszego wpisu poprosiłam Oliwię Radlak, aplikantkę w naszej Kancelarii. Oliwia zajmuje się zagadnieniami związanymi z prawem pracy oraz ochroną danych osobowych. Temat wpisu wydaje się więc być dla niej idealny. Temat jest również idealny dla Ciebie, jako pracodawcy, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że regulacje związane z RODO budzą coraz większe emocje.
Już od 25 maja zacznie być stosowane tzw. RODO, czyli rozporządzenie o ochronie danych osobowych. RODO wprowadza wiele nowości dotyczących ochrony danych osobowych, w tym również w zakresie prawa pracy. W związku z tym czekamy na reakcję polskiego ustawodawcy, która ma doprowadzić m.in. do zmian w Kodeksie pracy. Nie zapominaj jednak, że przepisy RODO mogą być również stosowane bezpośrednio!
O zmianach w zakresie zasad monitoringu pracowników mogłeś już przeczytać we wpisie Agaty. Dodatkowe zmiany mają dotyczyć poszerzenia katalogu danych osobowych o takie dane, które uznane zostały za niezbędne do pozyskania na etapie rekrutacji oraz po zawarciu umowy o pracę.
Na etapie rekrutacji będziesz mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (oczywiście oprócz danych, których możesz wymagać obecnie) podania również adresu poczty elektronicznej czy numeru telefonu. Z katalogu usunięte zostały natomiast imiona rodziców. Od kandydata będziesz mógł żądać podania adresu do korespondencji, natomiast od pracownika – adresu zamieszkania.
Ustawodawca pozwala Ci również na żądanie udokumentowania danych, jeżeli uznasz za konieczne ich potwierdzenie. Może to się przydać zwłaszcza w przypadku przebiegu dotychczasowego zatrudnienia kandydata czy jego wykształcenia.
Jeżeli kandydat zostanie Twoim pracownikiem, to będziesz mógł nadal przetwarzać jego adres do korespondencji, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej tylko wtedy, gdy pracownik wyrazi na to zgodę na piśmie.
Przetwarzanie innych danych osobowych kandydata lub pracownika uzależnione będzie od jego zgody wyrażonej w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Jednakże w przypadku danych biometrycznych, ich przetwarzanie będzie możliwe tylko w stosunku do pracownika, a nie kandydata do pracy. Sposób gromadzenia danych biometrycznych ma być przy tym określony przez odpowiednie rozporządzenie wykonawcze.
Jednocześnie brak zgody na przetwarzanie innych danych, w tym danych biometrycznych, nie może działać na niekorzyść osoby, która zgody nie chce wyrazić. Nie będziesz mógł odmówić zatrudnienia lub rozwiązać umowy o pracę z powodu niewyrażenia takiej zgody.
Przewidziano również takie dane osobowe, które nie będą mogły być przetwarzane nawet za zgodą kandydata czy pracownika. Chodzi tu o dane ściśle związane ze sferą intymności człowieka. Należą do nich dane o nałogach, stanie zdrowia czy też życiu seksualnym lub orientacji seksualnej.
Gromadzenie innych danych, danych biometrycznych oraz danych związanych ze sferą intymności będzie możliwe wyłącznie, gdy obowiązek ich podania wynika z przepisów lub gdy jest niezbędne do wypełnienia prawnego obowiązku pracodawcy.
Powyższe zmiany zawarto w projekcie ustawy wprowadzającej ustawę o danych osobowych. Projekt ten jest obecnie na etapie opiniowania. Oznacza to jeszcze długą drogę zanim poznamy ostateczne rozwiązania.
AKTUALIZACJA 25.05.2018 r. – zmiany w Kodeksie pracy, które weszły w życie
Zobacz też: Monitoring poczty elektronicznej – implementacja RODO
Jest takim dobrym zwyczajem, że podaje się podstawę prawną przy swoich twierdzeniach. Może to i blog, ale wymaganie minimum warsztatowego trzeba zachować.
Panie Tomaszu, bardzo dziękuję za uwagę.
Panie Tomaszu nie zgodzę się z Panem. Po pierwsze każdy prowadzi swojego bloga jak mu się podoba. Warsztatem możemy się wykazywać na sali sądowej albo w czasopismach naukowych.
Po drugie pisanie bloga to opowiadanie historii, a nie przepisywanie komentarza prawniczego z paragrafami i artykułami czy publikowanie analiz prawnych. Jeśli Pan szuka podstaw prawnych to proszę zlecić autorowi bloga przygotowanie opinii prawnej, a jestem pewien, że wtedy je Panu wskaże.
Panie Iwo, bardzo dziękuję, mam taki sam pogląd na sposób prowadzenie bloga 🙂
Niestety nie można się z Państwem zgodzić. Osoba czytająca bloga, zwłaszcza o tematyce prawniczej powinna mieć jakiekolwiek potwierdzenie, że informacje zawarte w opublikowanym wpisie są prawdziwe. Potwierdzić może to jedynie źródło. Czym innym byłoby, gdyby autorka wpisu posługiwała się pojęciami np. „w mojej ocenie”, „uważam, że” itp. wówczas świadczyłoby to o jej opinii w danym temacie, który niekoniecznie musi się pokrywać z ogólnym przyjętym nurtem w doktrynie. Byłaby to jej luźną wypowiedź. Powyższy wpis prezentuje suche fakty, nie jest to żadna opinia, więc powinno być to poparte źródłem, aby wpis był wiarygodny.
Gabrielo, przecież we wpisie jest podany odnośnik do projektu ustawy, który był opisywany. Jakiego jeszcze innego źródła brakuje w Twojej ocenie?
A jak ma się przepis odnośnie danych ściśle związanych ze sferą intymności człowieka, gdy kandydat ubiega się o etat w służbach mundurowych np. wojsku i pytanie odnośnie nałogów, stanu zdrowia czy orientacji zawarte jest w arkuszu? Czy po 25 maja będzie to zgodne z prawem?
Zuzanna, jeżeli konieczność pozyskania takich informacji wynika z ustaw szczególnych (dotyczących zatrudnienia w odpowiednich służbach mundurowych), to nadal będzie możliwość zadawania takich pytań.