Prowadzenie akt osobowych pracowników a #100zmianDlaFirm

Niedawno Ministerstwo Finansów opublikowało informację o tzw. pakiecie #100zmianDlaFirm. Jest to zbiór ustaw – a na razie założeń tych ustaw – które mają ułatwić Ci prowadzenie działalności gospodarczej w otoczeniu prawnym. Zmiany przewidziane są również w zakresie prawa pracy.

Opublikowany został projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa ta ma na celu ułatwienie prowadzenia akt pracowniczych.

Obecnie niezbędne jest przechowywanie przez Ciebie akt osobowych swoich pracowników przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Możliwe jest przechowywanie ich albo we własnym zakresie albo przekazanie do profesjonalnego przechowawcy, co może rodzić koszty.

Jednocześnie, zgodnie z aktualną opinią Głównego Inspektora Pracy akt nie możesz prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej. Wersja elektroniczna może być co prawda pomocniczo, ale akta muszą być tez w klasycznej, papierowej formie.

Według założeń projektu ustawy ma się to zmienić. Okres przechowywania przez Ciebie akt pracowniczych ma być skrócony do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Założenie to będzie mogło być zrealizowane, o ile wszystkie niezbędne w celu uzyskania świadczeń z zabezpieczenia społecznego dane, będą gromadzone przez ZUS.

Jednocześnie jako pracodawca będziesz wydawał nowe, rozszerzone świadectwo pracy, które będzie zawierać zaświadczenie o wysokości osiąganych zarobków. Ma bowiem zostać utworzony nowy wzór świadectwa pracy – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Również akta osobowe będziesz mógł prowadzić w formie elektronicznej, przy użyciu programów do tego przeznaczonych, zaakceptowanych przez odpowiedniego ministra oraz skorelowanych z programami Płatnik i e-Płatnik ZUS-u. Będzie także możliwość mieszanego prowadzenia tych akt.

Pamiętaj, że na razie to tylko założenia projektu do ustawy, ale zmiany te – w mojej ocenie – wydają się jak najbardziej pozytywne. Obecnie nie ma już sensu w przechowywaniu akt przez 50 lat, zwłaszcza biorąc pod uwagę wszystkie dokumenty, które trzeba przekazywać do ZUS. Również elektronizacja akt osobowych to dobry pomysł. Wszystko może się jeszcze jednak zmienić w toku legislacyjnym. Proponowany termin wejścia w życie nowych przepisów oznaczono na 1 stycznia 2018 r.

20160604_173421

Zmiany zasad rozliczania składki PFRON

Od 1 lipca br. zaczęły obowiązywać zmiany w ustawie z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudniania osób niepełnosprawnych (tj. Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.). Warto wobec tego zadać sobie pytanie, co to oznacza dla pracodawcy?

Nowelizacja ustawy dotyczy przede wszystkim rozliczenia składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Od 1 lipca 2016 r. obniżenie wpłat na PFRON będzie możliwe jedynie do wysokości 50% wpłaty na rzecz Funduszu. Obniżenie wspomnianej składki wynika co do zasady z zakupu usługi lub produktów (z wyłączeniem handlu), od przedsiębiorcy, który zatrudnia pracowników niepełnosprawnych i jednocześnie spełnia określone warunki wynikające z wspomnianej ustawy. Ponadto, rozliczenie ulgi będzie możliwe jedynie w okresie do 6 miesięcy, liczonych od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia. Ważne jest, że jeżeli pracodawca, przed dniem wejścia w życie zmian, nabył prawo do obniżenia wpłat na PFRON, może je wykorzystać na warunkach dotychczasowych, jednakże nie dłużej niż do 30 czerwca 2017 r.

Należy podkreślić, że zmiany nie dotyczą każdego pracodawcy. Obowiązek płacenia składek na rzecz PFRON dotyczy pracodawców, którzy zatrudniają zasadniczo co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i którzy nie osiągają wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 6%. Wartość jednej wpłaty na Fundusz jest równa iloczynowi liczby pracowników niepełnosprawnych „brakujących” do osiągnięcia wymaganych 6% oraz 40,65% przeciętnego wynagrodzenia.

Ponadto, jeżeli pracodawca nie zatrudnia wymaganej ustawowo liczby pracowników niepełnosprawnych, ale polityka obniżania składki PFRON opiera się wyłącznie na wewnętrznym zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, to omawiane zmiany nie będą miały wpływu na podwyższenie składki PFRON.

Zmiany zasad rozliczenia składki PFRON oznaczają, że pracodawcy, którzy nie osiągają wymaganego wskaźnika 6% zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych i jednocześnie korzystają z ulg obniżających składkę, będą ponosili wyższe koszty wpłat na Fundusz. Wzrosną one o 30%.

Wobec czego, aby zmniejszyć bądź w ogóle nie ponosić kosztów na rzecz PFRON należałoby osiągnąć wskaźnik 6% zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny etat. Spełnienie tego wymogu pozwoli również m.in. na dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, czy też na stworzenie nowego stanowiska pracy. Zatrudniając osoby niepełnosprawne odnosisz realną korzyść finansową, ale również budujesz wizerunek pracodawcy odpowiedzialnego społecznie.

Autor: Jakub Murszewski – prawnik, doktorant na WPiA UMK; specjalizuje się w prawie pracy, BHP oraz zagadnieniach odpowiedzialności prawnokarnej; murszewski@interia.pl

1115938_775510129182298_5966200189217309451_o