Prowadzenie akt osobowych pracowników a #100zmianDlaFirm

Karol Sienkiewicz        25 lipca 2016        Komentarze (2)

Niedawno Ministerstwo Finansów opublikowało informację o tzw. pakiecie #100zmianDlaFirm. Jest to zbiór ustaw – a na razie założeń tych ustaw – które mają ułatwić Ci prowadzenie działalności gospodarczej w otoczeniu prawnym. Zmiany przewidziane są również w zakresie prawa pracy.

Opublikowany został projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa ta ma na celu ułatwienie prowadzenia akt pracowniczych.

Obecnie niezbędne jest przechowywanie przez Ciebie akt osobowych swoich pracowników przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Możliwe jest przechowywanie ich albo we własnym zakresie albo przekazanie do profesjonalnego przechowawcy, co może rodzić koszty.

Jednocześnie, zgodnie z aktualną opinią Głównego Inspektora Pracy akt nie możesz prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej. Wersja elektroniczna może być co prawda pomocniczo, ale akta muszą być tez w klasycznej, papierowej formie.

Według założeń projektu ustawy ma się to zmienić. Okres przechowywania przez Ciebie akt pracowniczych ma być skrócony do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Założenie to będzie mogło być zrealizowane, o ile wszystkie niezbędne w celu uzyskania świadczeń z zabezpieczenia społecznego dane, będą gromadzone przez ZUS.

Jednocześnie jako pracodawca będziesz wydawał nowe, rozszerzone świadectwo pracy, które będzie zawierać zaświadczenie o wysokości osiąganych zarobków. Ma bowiem zostać utworzony nowy wzór świadectwa pracy – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Również akta osobowe będziesz mógł prowadzić w formie elektronicznej, przy użyciu programów do tego przeznaczonych, zaakceptowanych przez odpowiedniego ministra oraz skorelowanych z programami Płatnik i e-Płatnik ZUS-u. Będzie także możliwość mieszanego prowadzenia tych akt.

Pamiętaj, że na razie to tylko założenia projektu do ustawy, ale zmiany te – w mojej ocenie – wydają się jak najbardziej pozytywne. Obecnie nie ma już sensu w przechowywaniu akt przez 50 lat, zwłaszcza biorąc pod uwagę wszystkie dokumenty, które trzeba przekazywać do ZUS. Również elektronizacja akt osobowych to dobry pomysł. Wszystko może się jeszcze jednak zmienić w toku legislacyjnym. Proponowany termin wejścia w życie nowych przepisów oznaczono na 1 stycznia 2018 r.

20160604_173421

Zmiany zasad rozliczania składki PFRON

Karol Sienkiewicz        11 lipca 2016        Komentarze (0)

Od 1 lipca br. zaczęły obowiązywać zmiany w ustawie z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudniania osób niepełnosprawnych (tj. Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.). Warto wobec tego zadać sobie pytanie, co to oznacza dla pracodawcy?

Nowelizacja ustawy dotyczy przede wszystkim rozliczenia składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Od 1 lipca 2016 r. obniżenie wpłat na PFRON będzie możliwe jedynie do wysokości 50% wpłaty na rzecz Funduszu. Obniżenie wspomnianej składki wynika co do zasady z zakupu usługi lub produktów (z wyłączeniem handlu), od przedsiębiorcy, który zatrudnia pracowników niepełnosprawnych i jednocześnie spełnia określone warunki wynikające z wspomnianej ustawy. Ponadto, rozliczenie ulgi będzie możliwe jedynie w okresie do 6 miesięcy, liczonych od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia. Ważne jest, że jeżeli pracodawca, przed dniem wejścia w życie zmian, nabył prawo do obniżenia wpłat na PFRON, może je wykorzystać na warunkach dotychczasowych, jednakże nie dłużej niż do 30 czerwca 2017 r.

Należy podkreślić, że zmiany nie dotyczą każdego pracodawcy. Obowiązek płacenia składek na rzecz PFRON dotyczy pracodawców, którzy zatrudniają zasadniczo co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i którzy nie osiągają wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 6%. Wartość jednej wpłaty na Fundusz jest równa iloczynowi liczby pracowników niepełnosprawnych „brakujących” do osiągnięcia wymaganych 6% oraz 40,65% przeciętnego wynagrodzenia.

Ponadto, jeżeli pracodawca nie zatrudnia wymaganej ustawowo liczby pracowników niepełnosprawnych, ale polityka obniżania składki PFRON opiera się wyłącznie na wewnętrznym zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, to omawiane zmiany nie będą miały wpływu na podwyższenie składki PFRON.

Zmiany zasad rozliczenia składki PFRON oznaczają, że pracodawcy, którzy nie osiągają wymaganego wskaźnika 6% zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych i jednocześnie korzystają z ulg obniżających składkę, będą ponosili wyższe koszty wpłat na Fundusz. Wzrosną one o 30%.

Wobec czego, aby zmniejszyć bądź w ogóle nie ponosić kosztów na rzecz PFRON należałoby osiągnąć wskaźnik 6% zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny etat. Spełnienie tego wymogu pozwoli również m.in. na dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, czy też na stworzenie nowego stanowiska pracy. Zatrudniając osoby niepełnosprawne odnosisz realną korzyść finansową, ale również budujesz wizerunek pracodawcy odpowiedzialnego społecznie.

Autor: Jakub Murszewski – prawnik, doktorant na WPiA UMK; specjalizuje się w prawie pracy, BHP oraz zagadnieniach odpowiedzialności prawnokarnej; murszewski@interia.pl

1115938_775510129182298_5966200189217309451_o

Zawarcie umowy o pracę z członkiem zarządu spółki kapitałowej (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – art. 210 § 1 k.s.h. oraz spółki akcyjnej – 379 § 1 k.s.h.) musi być dokonane przez uprawniony do tego podmiot – radę nadzorczą bądź pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników (sp. z o.o.) bądź walnego zgromadzenia (S.A.). W taki też sposób musi być dokonywana zmiana takiej umowy o pracę oraz jej rozwiązywanie.

W przypadku rady nadzorczej musi ona działać kolegialnie, a nie np. poprzez jednego ze swoich członków. W uchwale rady nadzorczej może być jednak upoważnienie dla członka rady do samego techniczno-prawnego podpisania takiej umowy, ale na warunkach zatrudnienia określonych szczegółowo w samej uchwale. W sytuacji, w której rada nadzorcza podjęła co prawda uchwałę o zatrudnieniu członka zarządu, a następnie jeden z jej członków np. przewodniczący rady, podpisał umowę o pracę, bez upoważnienia wyrażonego w uchwale rady, umowa o pracę będzie zawarta wadliwie.

Do tej pory w orzecznictwie przyjmowano, że takie zawarcie umowy o pracę powoduje jej bezwzględną nieważność. Czasami sądy orzekały, że później dochodzi do zawarcia stosunku pracy wskutek dopuszczenia pracownika do pracy, ale – co do zasady – zawarta wcześniej umowa o pracę była w ocenie judykatury zawsze nieważna.

W najnowszym orzecznictwie Sądy prezentują pogląd odmienny. Jeżeli dojdzie do zawarcia umowy o pracę w sposób sprzeczny z dyspozycją przepisów art. 210 § 1 k.s.h. lub art. 379 § 1 k.s.h., to umowa ta nie jest bezwzględnie nieważna, a jedynie „kulejąca”. Oznacza to, że może być później „naprawiona”, a więc konwalidowana, przez potwierdzenie zawarcia umowy przez spółkę. I tutaj za spółkę działać musi rada nadzorcza lub odpowiedni pełnomocnik.

Sąd Najwyższy (III PK 142/14) wskazał na taki mechanizm:

Do czasu potwierdzenia zawartej z naruszeniem zasad reprezentacji spółki akcyjnej umowy przez spółkę akcyjną reprezentowaną zgodnie z art. 379 § 1 KSH, umowa o pracę między spółką (w imieniu której działał nieumocowany członek rady nadzorczej) a członkiem jej zarządu jest bezskuteczna. W okresie takiego „zawieszenia” nie można wykluczyć nawiązania między stronami umowy o pracę przez dopuszczenie pracownika (członka zarządu) do wykonywania pracy.

Jeśli nie nastąpi potwierdzenie umowy zawartej wadliwie z naruszeniem zasad reprezentacji spółki akcyjnej, to taka umowa jest nieważna od samego początku (ex tunc), w związku z czym nie wywoła żadnych skutków prawnych. Z kolei, potwierdzenie (konwalidacja) takiej umowy będzie oznaczać, że czynność prawna dokonana między stronami jest skuteczna z datą wsteczną (od dnia zawarcia umowy z naruszeniem zasad reprezentacji spółki). W okresie „wyczekiwania” umowa wywołuje jedynie skutek prawny w postaci związania stron, co oznacza, że żadna z nich nie może uwolnić się od zawartej umowy, z powołaniem się na jej nieważność bezwzględną.

Warto żebyś prześledził sposób zawarcia umów o pracę bądź aneksów w przypadku stosunków pracy z członkami zarządu. Jeżeli zostały one zawarte w sposób nieprawidłowy masz nadal możliwość „naprawienia” takich umów i to od daty, w której zostały zawarte.

20160529_111604

Pierwsze problemy w zakresie zryczałtowanego podatku dochodowego od odpraw

Karol Sienkiewicz        13 czerwca 2016        Komentarze (2)

Pisałem już o nowym, zryczałtowanym podatku w wysokości 70% przychodu od odpraw, odszkodowań za skrócony okres wypowiedzenia oraz odszkodowań wynikających z zakazu konkurencji.

Podatek taki pobiera się, jeżeli spełnione są łącznie następujące przesłanki:

  1. przedmiotem umowy o pracę są czynności związane z zarządzaniem,
  2. odprawa określona jest w umowie o pracę,
  3. odprawa przekracza trzykrotność miesięcznego wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu umowy o pracę.

Podobnie jest w przypadku umowy o świadczenie usług zarządzania – jej przedmiotem muszą być czynności związane z zarządzaniem, odprawa musi być określona w tej umowie i musi przekraczać trzykrotność miesięcznego wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu umowy. W takim przypadku w części, w jakiej odprawa przekracza wysokość 3-krotnego wynagrodzenia, należny jest zryczałtowany podatek.

Powoli zaczynają się na jego tle pojawiać pierwsze problemy, a mianowicie dotyczące tego jak należy interpretować czynności związane z zarządzaniem. Pamiętasz pewnie, że podatek nie ma dotyczyć wszystkich umów o pracę i umów o świadczenie usług, a jedynie tych które obejmują właśnie „czynności związane z zarządzaniem”. Oczywistym jest, że dotyczyć ma to członków zarządu, ale już nie jest takie jasne co z dyrektorami i kierownikami wyższego szczebla.

Pojęcie takie nie jest zdefiniowane na gruncie przepisów prawa podatkowego. Natomiast prawo pracy posługuje się pojęciem pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, którym można posłużyć się pomocniczo. Według tych przepisów są to pracownicy kierujący jednoosobowo zakładem pracy i zastępcy oraz pracownicy wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy. Przy czym przepisy te rozróżniają pojęcie pracowników zarządzających od kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych – są to dwa różne pojęcia. Wykładnia autentyczna daje podobne rezultaty – w uzasadnieniu do nowelizacji ustawy o PIT wprost wskazano, że podatek ma mieć zastosowanie do członków zarządu spółek z udziałem Skarbu Państwa.

Powyższe wskazywać powinno na nieobjęcie zryczałtowanym podatkiem pracowników zajmujących stanowiska dyrektorskie, którzy nie wchodzą w skład zarządów spółek, od których należna jest odprawa. Biorąc jednak pod uwagę, że jest to nowy przepis, trudno jest wskazać jakie rozumienie przyjmą organy skarbowe.

Spotkałem się już nawet z interpretacją indywidualną, w której organ podatkowy uznał, że umowa dotycząca zarządzania wydzieloną częścią zakładu pracy jest umową o świadczenie usług zarządzania, mimo, że podatnik nie był członkiem zarządu spółki. Stanowisko organu wydaje się jednak błędne. Jeżeli chodzi o definicję świadczenia usług zarządzania, powołuje się on na art. 13 pkt 9 ustawy o PIT, wskazując, że kontrakt menadżerski ustawodawca postawił na równi z umową o zarządzanie przedsiębiorstwem. W związku z tym organ uznaje, że kontrakt menadżerski jest umową o świadczenie usług zarządzania.

Jeżeli jednak chodzi o umowę o świadczenie usług zarządzania to chodzi o umowę powierzającą zarząd przedsiębiorstwem, czyli sprawowanie zarządu podmiotem gospodarczym. W tym przedmiocie wypowiedział się też m.in WSA w Gliwicach (I SA/Gl 662/07) stwierdzając, że istotą takiej umowy jest samodzielne, czyli pozbawione podległości służbowej zarządzanie przedsiębiorstwem. Na samodzielność i brak podległości wskazywał też NSA w uchwale siódemkowej.

Z drugiej jednak strony w doktrynie można się spotkać z takim definiowaniem umów o zarządzanie:

umowy, których przedmiotem jest zarządzanie przedsiębiorstwem, jego częścią lub aspektem działalności gospodarczej przedsiębiorcy. Do umów o zarządzanie zaliczyć należy również umowy o powiernictwo nad daną jednostką organizacyjną, natomiast do umów takich nie można zakwalifikować umowy, której przedmiotem jest reprezentacja takiej jednostki, jeśli umowa taka nie zawiera postanowień dotyczących zarządzania.

(M. Chudzik, Umowy, o których mowa w art. 13 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – zasady opodatkowania, MOPOD 2005, nr 6)

Obawiam się, że znowu będziemy mieli impas interpretacyjny, podobnie jak to było w przypadku podatku od świadczeń z PDO.

20160430_175028

Ostatnio opowiadałem Ci, że Sąd Najwyższy zakończył niedawno okres wielu przyczyn wypowiedzenia. Teraz chciałbym Ci opowiedzieć o jednej z przyczyn takiego wypowiedzenia.

Jak pewnie wiesz, w przypadku umowy na czas nieokreślony niezbędne jest właściwe uzasadnienie takiego wypowiedzenia. Tylko co to właściwie oznacza? Sąd Najwyższy już wielokrotnie wskazywał, że wypowiedzenie jest normalnym trybem zakończenia stosunku pracy i nie jest potrzebne, aby przyczyną tą było jakieś nadzwyczajne zdarzenie.

Sąd Najwyższy potwierdził także, że sama słaba efektywność pracownika na tle jego kolegów może być wystarczającym uzasadnieniem wypowiedzenia umowy o pracę. Najpierw SN (II PK 116/13) stwierdził, że:

Pracodawca ma prawo zasadnie wypowiedzieć umowę o pracę pracownikowi zajmującemu samodzielne stanowisko w sytuacji, w której (chociażby z przyczyn niezawinionych) nie osiąga on właściwych wyników pracy. Pracodawca, któremu bez wątpienia przysługuje prawo doboru pracowników w sposób zapewniający najlepsze wykonywania zadań, może bowiem zasadnie przewidywać, że zatrudnienie innego pracownika pozwoli mu na osiąganie lepszych efektów pracy.

Później potwierdził taką linię orzeczniczą (II PK 87/14) wskazując, że:

Pracodawca może zasadnie rozwiązać stosunek pracy za wypowiedzeniem z pracownikiem zatrudnionym w charakterze przedstawiciela medycznego, który samodzielnie organizuje i wykonuje obowiązki pracownicze, wymagające realizacji wyznaczonych mu planów promocyjnych oraz udziału promowanych produktów na określonym rynku sprzedaży, ale nie osiąga wyników porównywalnych z wynikami pracy innych przedstawicieli medycznych, choćby nie było w tym (w wykonywaniu pracy przedstawiciela medycznego) zawinienia, niestaranności ani niesumienności pracowniczej.

Oznacza to, że Sąd Najwyższy pozwala na rozwiązywanie stosunków pracy z pracownikami, którzy nie osiągają zadowalających wyników i są gorsi, jeżeli chodzi o wyniki pracy, na tle innych pracowników i to nawet w przypadku, gdy pracownicy ci pracują starannie, sumiennie i nie da się im zarzucić winy w osiąganiu niezadowalających wyników.

Jako pracodawca możesz więc minimalizować ryzyko prowadzonej przez siebie działalności, w tym także dokonywać redukcji i restrukturyzacji zatrudnienia poprzez rozwiązywanie stosunku pracy z mniej efektywnymi pracownikami. Masz więc prawo autonomicznego wyboru pracowników, co pozwoli na lepsze realizowanie celów prowadzonej przez Ciebie działalności.

Warto też dodać, że oba wyroki były wydane na tle samodzielnych stanowisk pracy, na których wymagane było osiągnięcie odpowiednich, określonych wcześniej przez pracodawcę wyników. Co więcej, przed rozwiązaniem stosunku pracy, niezadowalające wyniki utrzymywały się przez dłuższy czas (nie były incydentalne) i mogły być porównane z wynikami pracowników zatrudnionych na tym samym stanowisku w innych regionach. Ważne jest przy tym, żeby kryteria porównania pracowników były obiektywne, a pracownicy Ci znajdowali się w takich samych lub podobnych okolicznościach.

20160501_160741